Bezpieczeństwo i RODO

    Twoje biuro odpowiada za dane swoich klientów. My to rozumiemy.

    Przekazując nam NIP-y, dane kontaktowe i treść faktur swoich klientów, stajesz się administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 RODO, a my procesorem (art. 28). Dlatego umowa powierzenia, miejsce przetwarzania i szyfrowanie nie są dla nas marketingiem — są fundamentem.

    Poproś o wzór DPA Polityka prywatności
    Dwoje księgowych przy drewnianym biurku z dokumentami, kalkulatorami i pieczątkami

    Dane zostają w Europie

    Bazę danych, treść faktur i tokeny KSeF przetwarzamy w centrum danych w Londynie. Wielka Brytania jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.

    Szyfrowanie dysków AES-256

    Dyski bazy danych (NIP-y klientów, treść faktur, tokeny KSeF) są szyfrowane algorytmem AES-256 przez dostawcę infrastruktury, Supabase. Połączenie między przeglądarką a serwerem chroni TLS 1.3.

    Token KSeF tylko do zapisu

    Zapisanego tokenu KSeF ani klucza prywatnego certyfikatu przeglądarka nie może już odczytać, bo baza danych nie wydaje tych pól żadnemu zalogowanemu użytkownikowi. Korzystają z nich wyłącznie funkcje serwerowe w chwili wywołania API KSeF.

    Dostęp oparty na rolach

    Właściciel i administrator konta zarządzają klientami, zespołem, płatnościami i integracjami. Zaproszeni członkowie zespołu wgrywają, poprawiają i wysyłają faktury. Każdy użytkownik konta widzi wszystkich klientów biura, a dane innych biur są odcięte na poziomie bazy danych.

    Historia wysyłek i UPO

    W zakładce Historia widać wysyłki do KSeF, wgrane pliki i błędy, z datą i godziną. Dla każdej wysłanej faktury zapisujemy numer KSeF i UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru podpisane przez Ministerstwo Finansów.

    Bez śledzenia, bez ciasteczek marketingowych

    Analityka bez plików cookie: Umami oraz Microsoft Clarity, który w panelu aplikacji maskuje całą treść ekranu. Zero Google Analytics, zero Facebook Pixel, zero remarketingu. Twoi klienci nie są profilowani.

    Art. 28 RODO

    Umowa powierzenia gotowa do podpisu.

    Każde biuro rachunkowe korzystające z FakturaFlow zawiera z nami umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO. Standardowa treść, bez ukrytych zapisów, z jawną listą subprocesorów i miejsc przetwarzania.

    Co znajdziesz w umowie

    • Zakres danych: dane identyfikacyjne klientów biura (NIP, nazwa, adres), treść faktur, dane do kontaktu.
    • Cel przetwarzania: wyłącznie wysyłka faktur do KSeF, archiwizacja UPO, świadczenie usługi SaaS.
    • Czas przetwarzania: przez okres trwania umowy + okres niezbędny do retencji prawnej.
    • Subprocesorzy: Supabase (hosting bazy, Londyn), Stripe (płatności), Resend (email transakcyjny). Pełna lista w treści umowy.
    • Miejsce przetwarzania: baza danych, faktury i tokeny KSeF w Londynie. Wielka Brytania objęta jest decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. Dostawcy pomocniczy (płatności, e-mail, DNS, analityka) to spółki amerykańskie, działające na standardowych klauzulach umownych.
    • Prawo do audytu i obowiązek powiadomienia o naruszeniu w ciągu 24 godzin.

    Potrzebujesz wzoru umowy przed rejestracją?

    Napisz na kontakt@fakturaflow.pl z dopiskiem „DPA” — w ciągu 24 godzin odeślemy wzór umowy powierzenia (PDF) do akceptacji przez Twojego prawnika lub IOD.

    Poproś o wzór DPA

    Subprocesorzy

    Wiesz, kto dotyka Twoich danych.

    Dane Twoich klientów, czyli baza, treść faktur i tokeny KSeF, leżą w jednym miejscu: w centrum danych w Londynie. Wielka Brytania jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych. Dostawcy pomocniczy, którzy nie mają dostępu do treści faktur (płatności, e-mail transakcyjny, DNS, analityka bez cookies), to spółki amerykańskie działające na standardowych klauzulach umownych. Pełna lista podmiotów wraz z zakresem przetwarzania znajduje się w umowie powierzenia (DPA), którą udostępniamy na życzenie przed podpisaniem subskrypcji.

    Czym FakturaFlow nie jest

    Nie jesteśmy oficjalnym integratorem Ministerstwa Finansów ani instytucją certyfikującą. Korzystamy z publicznego API KSeF na tych samych zasadach, co każde inne narzędzie. Odpowiedzialność za poprawność merytoryczną faktur leży po stronie biura. My dbamy o poprawność techniczną wysyłki, walidację schematu FA(3) i archiwizację UPO.

    Pytania o RODO lub bezpieczeństwo?

    Odpowiadamy na każde pytanie od biura rachunkowego: od konkretnych zapisów umowy powierzenia, przez politykę retencji, po architekturę szyfrowania.

    Napisz do nas Polityka prywatności