Obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Mats Hallander (NIP: 5252763266), prowadzący platformę FakturaFlow pod adresem fakturaflow.pl, zwany dalej „Administratorem”. Kontakt: kontakt@fakturaflow.pl.
2. Jakie dane zbieramy?
W zależności od sposobu korzystania z platformy przetwarzamy:
- Dane rejestracyjne: adres email, nazwa organizacji, NIP biura.
- Dane faktur: dane wystawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres) oraz pozycje faktur wgranych przez użytkownika.
- Tokeny KSeF: tokeny dostępu do KSeF podane przez użytkownika, przechowywane w formie zaszyfrowanej.
- Dane rozliczeniowe: historia subskrypcji (bez numerów kart — płatności obsługuje Stripe, Inc.).
- Dane techniczne: logi dostępu, adres IP, typ przeglądarki (dla bezpieczeństwa i diagnostyki).
3. Cel i podstawa przetwarzania
Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach:
- Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): świadczenie usługi FakturaFlow, w tym wysyłka faktur do KSeF.
- Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie faktur, archiwizacja dokumentów księgowych.
- Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo platformy, zapobieganie nadużyciom, analityka zbiorcza.
- Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): wysyłanie newslettera i powiadomień email (można wycofać w ustawieniach konta).
4. Odbiorcy danych
Państwa dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:
- Supabase, Inc. — dostawca bazy danych i autoryzacji (serwery w strefie EU, Frankfurt).
- Stripe, Inc. — operator płatności (dane kart obsługiwane wyłącznie przez Stripe).
- Resend, Inc. — dostawca transakcyjnych emaili wychodzących (np. zaproszenia do zespołu, powiadomienia o wysyłce).
- Cloudflare, Inc. — DNS oraz usługa Email Routing (przekierowywanie wiadomości przychodzących na adres kontakt@fakturaflow.pl do wewnętrznej skrzynki pomocniczej).
- Umami Software, Inc. — anonimowa analityka ruchu na stronie (bez cookies, bez identyfikatorów osobowych; dane zagregowane).
- Anthropic, PBC — silnik asystenta AI „Felix” w panelu aplikacji (treść Państwa pytań przekazywana do modelu Claude wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi; Anthropic nie używa tych danych do trenowania modeli).
- Ministerstwo Finansów RP — system KSeF (przekazanie wyłącznie danych faktur niezbędnych do wysyłki).
Wszystkie podmioty działają jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.
5. Jak długo przechowujemy dane?
- Dane konta: przez czas trwania umowy + 30 dni po usunięciu konta.
- Dane faktur i UPO: 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (wymóg przepisów podatkowych).
- Logi techniczne: 90 dni.
6. Państwa prawa
Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa:
- Dostęp do swoich danych osobowych.
- Sprostowanie danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
- Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”) — o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek archiwizacji.
- Ograniczenie przetwarzania w określonych przypadkach.
- Przeniesienie danych do innego administratora.
- Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
- Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem kontakt@fakturaflow.pl.
7. Pliki cookies
FakturaFlow używa wyłącznie niezbędnych plików cookie związanych z sesją uwierzytelniania (Supabase Auth). Nie używamy cookies reklamowych ani śledzących third-party. Analizę ruchu prowadzimy w sposób zanonimizowany, bez identyfikacji indywidualnych użytkowników.
8. Bezpieczeństwo danych
Dane przechowywane są na serwerach w centrum danych w strefie EU (Frankfurt). Transmisja zabezpieczona jest protokołem TLS 1.3. Tokeny KSeF szyfrowane są algorytmem AES-256 przed zapisem do bazy. Dostęp do danych oparty jest na modelu ról (RLS — Row Level Security).
9. Zmiany polityki prywatności
O istotnych zmianach w Polityce Prywatności poinformujemy Państwa emailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja dostępna jest zawsze pod adresem fakturaflow.pl/polityka-prywatnosci.