Kod QR na fakturze to jedna z bardziej praktycznych nowości KSeF 2.0, a zarazem jedna z najmniej rozumianych. Pojawia się wtedy, gdy faktura wystawiana jest poza systemem w czasie rzeczywistym, czyli w trybie offline, i pozwala odbiorcy zweryfikować dokument, zanim ten trafi do KSeF i dostanie numer. W tym artykule wyjaśniamy, jakie są rodzaje kodów QR, kiedy faktura ma jeden, a kiedy dwa, i po co właściwie są.
Po co fakturze kod QR
Faktura wystawiona w trybie offline (offline24, niedostępność systemu, tryb awaryjny) nie ma jeszcze numeru KSeF, bo nie dotarła do systemu. Odbiorca, który dostaje taki dokument, nie może go od razu odszukać w KSeF. Kod QR rozwiązuje ten problem: pozwala dotrzeć do faktury i potwierdzić jej dane oraz tożsamość wystawcy.
W praktyce kod QR jest mostem między momentem wystawienia faktury offline a chwilą, gdy trafi ona do systemu i otrzyma numer KSeF. Same tryby offline i terminy dosłania faktur opisujemy szerzej w artykule o działaniu KSeF podczas awarii i niedostępności.
Kod weryfikujący (KOD I)
Pierwszy kod, nazywany kodem weryfikującym, zapewnia dostęp do faktury w KSeF i umożliwia sprawdzenie zawartych w niej danych. Pojawia się na każdej fakturze offline przekazywanej nabywcy poza systemem.
Jego treść zmienia się w czasie. Dopóki faktura nie ma numeru KSeF, kod oznaczony jest napisem „OFFLINE". Po dosłaniu faktury do systemu i nadaniu numeru KSeF kod zawiera już ten numer. Dzięki temu odbiorca może najpierw zweryfikować dokument jako „offline", a po jego przyjęciu odnaleźć go w KSeF po numerze.
Kod z certyfikatem (KOD II)
Drugi kod, oznaczony napisem „CERTYFIKAT", pojawia się tylko wtedy, gdy faktura jest udostępniana poza KSeF, zanim trafi do systemu. Jego zadaniem jest potwierdzenie tożsamości wystawcy.
I tu pojawia się ważne powiązanie: do wygenerowania tego kodu wymagany jest certyfikat KSeF typu 2 (offline). To ten sam certyfikat, który służy do oznaczania faktur w trybach szczególnych. Biuro, które chce być gotowe na wystawianie faktur offline, powinno mieć go przygotowany zawczasu. Czym jest certyfikat i jak go uzyskać, wyjaśniamy w artykule o certyfikacie KSeF.
Kiedy faktura ma jeden kod, a kiedy dwa
To rozróżnienie zależy od tego, kto jest nabywcą i czy faktura w ogóle jest wręczana poza systemem.
Jeśli nabywcą jest krajowy podatnik VAT z numerem NIP, w trybie offline24 oraz w czasie niedostępności systemu otrzymuje on fakturę w KSeF, a nie przed jej przesłaniem. Nie wręcza mu się wtedy faktury offline z dwoma kodami, bo dokument dociera do niego już w systemie.
Dwa kody QR (KOD I z napisem „OFFLINE" oraz KOD II „CERTYFIKAT") pojawiają się, gdy faktura jest przekazywana bezpośrednio, zanim trafi do KSeF. Dotyczy to nabywców wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli między innymi podmiotów zagranicznych, konsumentów i odbiorców bez NIP. W trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony, również z dwoma kodami.
Po przyjęciu faktury przez KSeF w obiegu pozostaje już jeden kod, zawierający numer KSeF.
Co kod QR daje nabywcy
Dla odbiorcy kod QR to wygoda i pewność. Po zeskanowaniu kodu widzi podstawowe dane faktury i potwierdzenie, że dokument jest w systemie (lub że został wystawiony offline i czeka na dosłanie). Drugi kod, z certyfikatem, daje dodatkowo pewność co do tożsamości wystawcy. To realne zabezpieczenie przed dokumentem podszywającym się pod cudzą firmę.
Podsumowanie
Kod QR na fakturze KSeF służy do weryfikacji dokumentu wystawionego w trybie offline, zanim trafi on do systemu. Kod weryfikujący (KOD I) zapewnia dostęp do faktury i nosi napis „OFFLINE", dopóki nie zostanie nadany numer KSeF. Kod z certyfikatem (KOD II) potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Faktura dla krajowego podatnika z NIP trafia do niego w KSeF, a dwa kody QR pojawiają się przy przekazaniu poza systemem, głównie dla nabywców z art. 106gb ust. 4. To prosty mechanizm, który w czasie awarii lub pracy offline pozwala odbiorcy bezpiecznie zweryfikować dokument.