Kod QR na fakturze to jedna z bardziej praktycznych nowości KSeF 2.0, a zarazem jedna z najmniej rozumianych. Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT musi go mieć każda faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy poza KSeF, niezależnie od tego, czy powstała w trybie offline, czy trafiła do systemu na bieżąco. W tym artykule wyjaśniamy, jakie są rodzaje kodów QR, kiedy faktura ma jeden, a kiedy dwa, i po co właściwie są.
Po co fakturze kod QR
Obowiązek dotyczy każdej faktury, którą sprzedawca przekazuje nabywcy poza systemem, a nie tylko dokumentów wystawionych offline. Tak jest na przykład przy fakturze dla kontrahenta spoza UE albo dla konsumenta: sprzedawca wystawia ją w KSeF na bieżąco, a potem przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób, choćby jako PDF, i musi ją oznaczyć kodem QR. O takich fakturach piszemy szerzej w artykule o fakturze dla kontrahenta spoza UE.
Osobny przypadek to faktura wystawiona w trybie offline (offline24, niedostępność systemu, tryb awaryjny), która w chwili przekazania nabywcy nie ma jeszcze numeru KSeF, bo nie dotarła do systemu. Odbiorca, który dostaje taki dokument, nie może go od razu odszukać w KSeF. Kod QR rozwiązuje ten problem: pozwala dotrzeć do faktury i potwierdzić jej dane oraz tożsamość wystawcy.
W praktyce kod QR jest mostem między momentem przekazania faktury poza KSeF a chwilą, gdy nabywca zechce ją tam odnaleźć, a przy fakturze offline dodatkowo momentem, w którym dokument dotrze do systemu i otrzyma numer KSeF. Same tryby offline i terminy dosłania faktur opisujemy szerzej w artykule o działaniu KSeF podczas awarii i niedostępności.
Kod weryfikujący (KOD I)
Pierwszy kod, nazywany kodem weryfikującym, zapewnia dostęp do faktury w KSeF i umożliwia sprawdzenie zawartych w niej danych. Pojawia się na każdej fakturze przekazywanej nabywcy poza systemem, także na fakturze wystawionej w KSeF na bieżąco, a tylko udostępnianej poza nim, na przykład kontrahentowi spoza UE albo konsumentowi, a nie tylko na fakturze offline.
Na fakturze offline jego treść zmienia się w czasie. Dopóki faktura nie ma numeru KSeF, kod oznaczony jest napisem „OFFLINE”. Po dosłaniu faktury do systemu i nadaniu numeru KSeF kod zawiera już ten numer. Dzięki temu odbiorca może najpierw zweryfikować dokument jako „offline”, a po jego przyjęciu odnaleźć go w KSeF po numerze. Faktura, która powstała w KSeF na bieżąco i tylko jest udostępniana poza nim, ma od razu jeden kod QR z numerem KSeF pod spodem, bez etapu „OFFLINE” (MF FAQ KSeF 2.0, pytanie 7).
Kod z certyfikatem (KOD II)
Drugi kod, oznaczony napisem „CERTYFIKAT”, pojawia się tylko wtedy, gdy faktura jest udostępniana poza KSeF, zanim trafi do systemu. Jego zadaniem jest potwierdzenie tożsamości wystawcy.
I tu pojawia się ważne powiązanie: do wygenerowania tego kodu wymagany jest certyfikat KSeF typu 2 (offline). To ten sam certyfikat, który służy do oznaczania faktur w trybach szczególnych. Biuro, które chce być gotowe na wystawianie faktur offline, powinno mieć go przygotowany zawczasu. Czym jest certyfikat i jak go uzyskać, wyjaśniamy w artykule o certyfikacie KSeF.
Kiedy faktura ma jeden kod, a kiedy dwa
To rozróżnienie zależy od tego, czy faktura powstała w KSeF na bieżąco, czy została wystawiona offline, zanim trafiła do systemu.
Jeśli nabywcą jest krajowy podatnik VAT z numerem NIP, w trybie offline24 oraz w czasie niedostępności systemu otrzymuje on fakturę w KSeF, a nie przed jej przesłaniem. Nie wręcza mu się wtedy faktury offline z dwoma kodami, bo dokument dociera do niego już w systemie.
Nabywcy wskazani w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli między innymi podmioty zagraniczne, konsumenci i odbiorcy bez NIP, dostają fakturę poza KSeF, ale to nie znaczy od razu dwóch kodów. Jeśli faktura powstała w KSeF na bieżąco i tylko jest im udostępniana w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF, ma jeden kod QR z numerem KSeF pod spodem, zgodnie z odpowiedzią MF na pytanie 7 w FAQ KSeF 2.0. Dwa kody QR (KOD I z napisem „OFFLINE” oraz KOD II „CERTYFIKAT”) pojawiają się tylko wtedy, gdy faktura rzeczywiście jest wystawiana offline, czyli zanim trafi do KSeF. W trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony, również z dwoma kodami.
Po przyjęciu faktury przez KSeF w obiegu pozostaje już jeden kod, zawierający numer KSeF.
Co kod QR daje nabywcy
Dla odbiorcy kod QR to wygoda i pewność. Po zeskanowaniu kodu widzi podstawowe dane faktury i potwierdzenie, że dokument jest w systemie (lub że został wystawiony offline i czeka na dosłanie). Drugi kod, z certyfikatem, daje dodatkowo pewność co do tożsamości wystawcy. To realne zabezpieczenie przed dokumentem podszywającym się pod cudzą firmę.
Podsumowanie
Kod QR na fakturze KSeF służy do weryfikacji dokumentu, który nabywca dostaje poza systemem, niezależnie od tego, czy faktura powstała w KSeF na bieżąco, czy w trybie offline. Kod weryfikujący (KOD I) zapewnia dostęp do faktury; na fakturze offline nosi napis „OFFLINE”, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF, a na fakturze wystawionej w KSeF na bieżąco od razu zawiera ten numer. Kod z certyfikatem (KOD II) pojawia się tylko przy fakturze wystawionej offline, potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Faktura dla krajowego podatnika z NIP trafia do niego w KSeF, a kod QR (dwa kody tylko przy prawdziwym trybie offline) pojawia się przy przekazaniu poza systemem, między innymi dla nabywców z art. 106gb ust. 4. To prosty mechanizm, który pozwala odbiorcy bezpiecznie zweryfikować dokument, niezależnie od tego, w jaki sposób go dostał.