Awaria systemu rządowego nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury. KSeF przewiduje to wprost: gdy systemu nie da się użyć w czasie rzeczywistym, fakturę wystawia się w trybie offline, a do KSeF dosyła później. Problem w tym, że „offline" to nie jedna sytuacja, tylko cztery różne procedury, każda z własnym terminem dosłania i własnymi zasadami. Pomylenie ich grozi nieterminowym dostarczeniem faktury do systemu. W tym przewodniku porządkujemy całość: kiedy który tryb obowiązuje, ile masz czasu na dosłanie i czego biuro potrzebuje, żeby przetrwać przerwę bez błędów.
Jeden tryb techniczny, cztery sytuacje prawne
Od strony technicznej wszystkie przerwy obsługuje ten sam mechanizm wysyłki offline. Różnica leży w tym, co spowodowało przejście w offline, bo to determinuje termin dosłania faktury do KSeF. Ustawa o VAT rozróżnia cztery przypadki:
- Tryb offline24 (art. 106nda) — dobrowolny. Decyzja podatnika, na przykład przy problemach z łączem internetowym. Nie wymaga żadnego komunikatu ze strony Ministerstwa Finansów.
- Tryb offline w czasie niedostępności KSeF (art. 106nh) — gdy MF zaplanuje i ogłosi prace serwisowe.
- Tryb awaryjny (art. 106nf) — gdy MF ogłosi awarię KSeF.
- Awaria całkowita (art. 106ng) — sytuacja nadzwyczajna, gdy MF nie jest w stanie nawet opublikować komunikatu o awarii w zwykły sposób.
Kto ogłasza dany stan, ma znaczenie. Tryb offline24 włącza sam podatnik, w dowolnym momencie. Pozostałe trzy ogłasza Ministerstwo Finansów.
Tryb offline24: dobrowolny wybór podatnika
To najprostszy przypadek. Każdy podatnik może wystawić fakturę w trybie offline24, ustawa nie wprowadza tu ograniczeń. W praktyce sięga się po niego, gdy w danej chwili nie ma połączenia z KSeF, ale faktura musi powstać.
Termin dosłania: fakturę przesyła się do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. To najkrótszy z terminów, więc offline24 nie nadaje się do dłuższych przerw, tylko do pojedynczych sytuacji.
Tryb offline w czasie niedostępności KSeF
Ten tryb obowiązuje, gdy Ministerstwo Finansów zaplanuje prace serwisowe i z wyprzedzeniem ogłosi okno niedostępności systemu. Informacja pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej MF oraz jest sygnalizowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur.
Termin dosłania: faktury przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności. Praktyczna różnica wobec offline24: licznik startuje dopiero po zakończeniu przerwy ogłoszonej przez MF, a nie od dnia wystawienia faktury.
Tryb awaryjny: gdy MF ogłosi awarię
Tryb awaryjny włącza się, gdy Ministerstwo Finansów opublikuje komunikat o awarii KSeF. Tak jak przy niedostępności, komunikat trafia do BIP MF oraz do oprogramowania interfejsowego, czyli do programu, którego biuro używa do wysyłki.
Termin dosłania: faktury przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. To najdłuższy z terminów, co ma sens, bo awaria może trwać dłużej niż planowe prace serwisowe.
Awaria całkowita: sytuacja nadzwyczajna
Najrzadszy i najpoważniejszy scenariusz. Awaria całkowita to przypadki nadzwyczajne, na przykład zagrożenie kraju lub jego infrastruktury, gdy Ministerstwo nie jest w stanie zamieścić komunikatu o awarii w BIP ani w oprogramowaniu interfejsowym. Wtedy informacja podawana jest w środkach społecznego przekazu (telewizja, radio, prasa, internet).
Termin dosłania: w trybie awarii całkowitej faktur nie przesyła się do KSeF w ogóle. To kluczowa różnica wobec pozostałych trybów i jedyny przypadek, w którym faktura nie podlega obowiązkowi przesłania do systemu.
Terminy dosłania w jednym miejscu
Najważniejsza tabela całego artykułu. Termin zależy wyłącznie od tego, który tryb obowiązywał:
| Tryb | Podstawa | Termin dosłania do KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | art. 106nda | następny dzień roboczy po dniu wystawienia |
| niedostępność | art. 106nh | następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności |
| awaryjny | art. 106nf | 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| awaria całkowita | art. 106ng | brak obowiązku przesłania |
Jest jeszcze zasada kaskadowa, o której łatwo zapomnieć. Jeżeli po wystawieniu faktury w trybie offline24 lub w czasie niedostępności MF ogłosi awarię, termin wydłuża się do 7 dni roboczych od jej zakończenia. Jeżeli zostanie ogłoszona awaria całkowita, faktury nie wysyła się wcale. W trybie awaryjnym kolejny komunikat o awarii w trakcie biegnących 7 dni przesuwa licznik na koniec tej późniejszej awarii.
Data wystawienia faktury offline
W każdym trybie offline datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Nie jest nią data późniejszego przesłania do KSeF.
Co ważne, ta sama zasada działa również online: jeśli podatnik wystawi fakturę w KSeF, ale prześle ją później niż data zadeklarowana w polu P_1, datą wystawienia pozostaje P_1. Dla biura oznacza to spójną regułę, niezależnie od trybu: liczy się data z faktury, nie moment wysyłki.
Kody QR na fakturach offline
Faktura wystawiona offline, zanim trafi do KSeF, nie ma jeszcze numeru KSeF. Dlatego musi nieść kod QR, który pozwoli odbiorcy zweryfikować dokument.
- Kod weryfikujący (KOD I) zapewnia dostęp do faktury w KSeF i umożliwia sprawdzenie jej danych. Dopóki faktura nie ma numeru KSeF, kod oznaczony jest napisem „OFFLINE". Po nadaniu numeru KSeF kod zawiera już ten numer.
- Drugi kod (KOD II, oznaczony „CERTYFIKAT") pojawia się tylko wtedy, gdy faktura jest udostępniana poza KSeF, zanim trafi do systemu. Umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy.
Jest tu istotny niuans, który rozstrzyga, czy w ogóle wręczasz fakturę nabywcy. W trybie offline24 i w czasie niedostępności, jeśli nabywcą jest krajowy podatnik VAT z numerem NIP, otrzymuje on fakturę w KSeF, a nie przed jej przesłaniem. Dwa kody QR na fakturze przekazywanej bezpośrednio dotyczą wtedy nabywców z art. 106gb ust. 4 (podmioty zagraniczne, konsumenci, odbiorcy bez NIP). W trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony, z dwoma kodami QR.
Certyfikat KSeF typu 2 jest wymagany
Do oznaczenia faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy przy wystawianiu w trybach offline (offline24, niedostępność, awaryjny) wymagany jest certyfikat KSeF typu 2. To ten sam certyfikat, który odpowiada za drugi kod QR („CERTYFIKAT").
Praktyczny wniosek dla biura: certyfikat typu 2 trzeba mieć przygotowany, zanim wydarzy się pierwsza awaria, a nie dopiero w jej trakcie. Uwierzytelnianie certyfikatem KSeF i jego wykorzystanie w trybach szczególnych są możliwe od 1 lutego 2026 r. Certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty wytworzenia, więc warto pilnować jego odnowienia w kalendarzu biura.
Jak rozpoznać, który tryb obowiązuje
Tryb offline24 włączasz sam, więc tu nie ma wątpliwości. W pozostałych przypadkach źródłem prawdy jest Ministerstwo Finansów:
- Niedostępność ogłaszana jest z wyprzedzeniem w BIP MF i sygnalizowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur.
- Awaria publikowana jest jako komunikat w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
- Awaria całkowita podawana jest w środkach społecznego przekazu, gdy nie da się opublikować komunikatu w zwykłych kanałach.
W praktyce dobry program do KSeF powinien sam pokazywać, że system jest niedostępny, i podpowiadać właściwy tryb. Bez tego trzeba ręcznie zaglądać do BIP MF.
Numer KSeF i UPO dla faktur offline
Faktura wystawiona offline otrzymuje numer KSeF oraz UPO dopiero po jej przesłaniu i przyjęciu przez system, czyli już po zakończeniu przerwy, w terminie właściwym dla danego trybu. Wyjątkiem jest awaria całkowita: skoro faktury nie wysyła się do KSeF, nie otrzyma ona numeru KSeF ani UPO.
Procedura na biuro
W biurze obsługującym wielu klientów warto przygotować obsługę trybów offline, zanim będzie potrzebna:
- Certyfikat typu 2 z wyprzedzeniem. Wygeneruj i przetestuj certyfikat dla biura, zanim trafisz na pierwszą awarię. W jej trakcie może być za późno.
- Monitoring komunikatów MF. Wyznacz osobę lub narzędzie, które śledzi BIP MF i sygnały w oprogramowaniu. Tryb determinuje termin, więc trzeba wiedzieć, który stan obowiązuje.
- Licznik terminów dosłania. Prowadź prostą listę faktur wystawionych offline z datą wystawienia i terminem dosłania. Najgroźniejszy jest tryb offline24 z terminem na następny dzień roboczy, bo łatwo go przeoczyć.
- Komunikacja z klientem. Ustal z góry, jak przekazujesz faktury w czasie przerwy i kto pilnuje dosłania po jej zakończeniu.
Podsumowanie
KSeF został zaprojektowany tak, by przerwa w działaniu nie blokowała wystawiania faktur. Cena za to jest jedna: trzeba pilnować, który tryb obowiązuje, bo od tego zależy termin dosłania. Następny dzień roboczy dla offline24 i niedostępności, 7 dni roboczych dla awarii, brak wysyłki przy awarii całkowitej. Do tego certyfikat KSeF typu 2, przygotowany zawczasu, i monitoring komunikatów MF. Biuro, które ma te elementy poukładane przed pierwszą awarią, przejdzie przez nią bez nieterminowych faktur.