ZAW-FA spędza sen z powiek wielu firmom wchodzącym do KSeF, choć w praktyce dotyczy tylko części z nich. To zawiadomienie, którym podmiot niedysponujący kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną wskazuje urzędowi skarbowemu osobę fizyczną uprawnioną do działania w jego imieniu w Krajowym Systemie e-Faktur. W tym przewodniku tłumaczymy, kto naprawdę musi złożyć ZAW-FA, jak go wypełnić sekcja po sekcji i jak wpisuje się on w uzyskanie przez biuro rachunkowe dostępu do KSeF klienta.
Czym jest ZAW-FA
Pełna nazwa to „Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur". Formularz służy do formalnego wskazania urzędowi skarbowemu osoby fizycznej, której podmiot nadaje (lub odbiera) uprawnienia w KSeF, w sytuacji gdy nie może zrobić tego elektronicznie w samym systemie.
Podstawą prawną jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815), a sam wzór ZAW-FA stanowi załącznik do tego rozporządzenia.
Kto musi złożyć ZAW-FA, a kto nie
To najważniejsza część całego tematu, bo większość pytań bierze się z założenia, że ZAW-FA musi złożyć każdy. Tak nie jest.
Nie musisz składać ZAW-FA, jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność (JDG). Do KSeF logujesz się bezpośrednio Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i od razu masz dostęp do kontekstu swojego NIP.
Nie musisz składać ZAW-FA, jeśli podmiot ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP. Wtedy każda osoba posługująca się tą pieczęcią ma dostęp do kontekstu NIP podmiotu w KSeF bez dodatkowych formalności i może dalej nadawać uprawnienia elektronicznie.
Musisz złożyć ZAW-FA, jeśli podmiot nie jest osobą fizyczną i nie ma kwalifikowanej pieczęci (np. spółka bez pieczęci). Wtedy ZAW-FA jest jedyną drogą, by wskazać pierwszą osobę fizyczną, która po zalogowaniu się do KSeF nada dalsze uprawnienia kolejnym osobom.
W skrócie: ZAW-FA to „odblokowanie pierwszego dostępu" dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w KSeF samodzielnie. To procedura jednorazowa, nie cykliczna.
Gdzie i jak złożyć ZAW-FA
Zawiadomienie składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można to zrobić papierowo lub elektronicznie, na przykład przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia.
Ważna zmiana na 2026 rok: od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA złożone przez ePUAP nie jest już uznawane za skutecznie doręczone. Jeśli składasz elektronicznie, użyj e-Urzędu Skarbowego lub e-Doręczeń.
Jak wypełnić ZAW-FA krok po kroku
Aktualny wzór (ZAW-FA(3), obowiązujący od 1 lutego 2026 r.) ma dwie strony i dzieli się na sekcje:
- Nagłówek. NIP podmiotu, numer dokumentu, status, liczba egzemplarzy.
- Sekcja A. Cel złożenia. Wybierasz jeden z celów: nadanie uprawnień, odebranie uprawnień, odebranie wszelkich nadanych uprawnień albo zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub pieczęci.
- Sekcja B. Dane podmiotu składającego. NIP, rodzaj podmiotu (podatnik, organ egzekucyjny, osoba fizyczna), telefon, e-mail.
- Sekcja C. Dane osoby uprawnionej. Rodzaj identyfikatora (NIP, PESEL albo brak), numer identyfikatora, nazwisko, imię, data urodzenia, dane kontaktowe.
- Sekcja D. Dane unikalne certyfikatu. Wypełniana, gdy osoba uprawniona nie ma NIP ani PESEL, na podstawie skrótu (SHA-256) danych z certyfikatu.
- Sekcja E. Podpis. Podpisy osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu (na formularzu przewidziano miejsce dla maksymalnie czterech podpisów: nazwisko, imię, stanowisko, podpis).
Co dzieje się po złożeniu
Tu jest istotna różnica między starym a nowym wzorem. Na podstawie ZAW-FA(3), czyli wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 r., wskazana osoba otrzymuje uprawnienie do wystawiania faktur automatycznie. Następnie, już z poziomu KSeF, może nadawać i delegować dalsze uprawnienia kolejnym osobom (pracownikom, biuru rachunkowemu).
Od tego momentu cała dalsza administracja uprawnieniami odbywa się elektronicznie w systemie. ZAW-FA pojawia się tylko na samym początku.
ZAW-FA a biuro rachunkowe
Biuro zwykle nie składa ZAW-FA za siebie. Schemat wygląda tak: klient składa ZAW-FA, by wskazać swoją osobę (jeśli jego podmiot nie ma pieczęci), a następnie ta osoba nadaje biuru uprawnienia bezpośrednio w KSeF. Biuro działa wtedy na uprawnieniach pośrednich i osobno autoryzuje się w kontekście NIP każdego klienta.
Jest jeden wyjątek: pełnomocnik ogólny może złożyć ZAW-FA w imieniu klienta. Niezależnie od tego, sposób, w jaki biuro zarządza dostępem w skali wielu klientów, opisujemy w artykule o zarządzaniu tokenami i uprawnieniami KSeF, a docelowe poświadczenie, które od 2027 r. zastąpi token, w tekście o certyfikacie KSeF.
ZAW-FA(2) czy ZAW-FA(3)
Warto pilnować wersji formularza. ZAW-FA(2) obowiązywał do końca stycznia 2026 r., a od 1 lutego 2026 r. obowiązuje ZAW-FA(3). Najważniejsza praktyczna różnica: przy ZAW-FA(3) wskazana osoba dostaje uprawnienie do wystawiania faktur automatycznie, podczas gdy przy starszej wersji musiała nadać je sobie sama po zalogowaniu.
Podsumowanie
ZAW-FA to nie powszechny obowiązek, tylko procedura pierwszego dostępu dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w KSeF samodzielnie. Osoby fizyczne (JDG) i podmioty z kwalifikowaną pieczęcią go nie składają. Spółka bez pieczęci składa go raz, by wskazać osobę, która dalej zarządza uprawnieniami już w systemie. Formularz wypełnia się sekcjami od A do E, składa do naczelnika US (papierowo, przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia, ale nie przez ePUAP), a od lutego 2026 r. używa się wersji ZAW-FA(3). Dla biura kluczowe jest to, że dostęp do KSeF klienta zwykle uzyskuje się przez uprawnienia nadane w systemie, a nie przez własne ZAW-FA.