Dla firm fakturujących poza programem księgowym
Twój system rozliczeniowy generuje zestawienie faktur. KSeF przyjmuje je wyłącznie jako pliki XML zgodne ze schematem FA(3). FakturaFlow zajmuje się tym, co jest pomiędzy: mapowaniem pliku, walidacją, wysyłką sesjami wsadowymi i pobraniem UPO.
Bez zmiany systemu, w którym dziś wystawiasz faktury, i bez limitu liczby dokumentów. Abonament nie rośnie wraz z liczbą faktur.
Jeśli tak, problemem nie jest samo wystawianie faktur, tylko to, że między Twoim systemem a KSeF nie ma nic, co przeniosłoby je hurtowo.
Zestawienie faktur w CSV, Excel lub XML. Kolumny mapujemy do schematu FA(3), łącznie z formatami dat i nazw spotykanymi w eksportach z systemów subskrypcyjnych. Nie musisz zmieniać sposobu, w jaki dziś wystawiasz faktury.
Walidacja pól obowiązkowych schematu FA(3), sum VAT, numerów NIP i dat. Błędy widzisz przed wysyłką, a nie po odrzuceniu dokumentu przez KSeF, kiedy poprawka kosztuje znacznie więcej pracy.
Przy większej liczbie faktur system otwiera sesję wsadową KSeF i wysyła je paczką, zamiast pojedynczo. Kolejka pracuje w tle, więc nie musisz trzymać otwartej przeglądarki.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru to potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF i nadania jej numeru KSeF. System pobiera je automatycznie po przetworzeniu sesji i przechowuje razem z fakturą. Komplet możesz pobrać w jednym pliku ZIP.
W firmach rozliczających abonamenty, wynajem czy sprzedaż detaliczną większość odbiorców to zwykle nabywcy bez numeru NIP. W schemacie FA(3) taki odbiorca wymaga innego oznaczenia niż kontrahent firmowy, co przy ręcznej obsłudze wymusza dzielenie zestawienia na dwa.
FakturaFlow rozpoznaje oba przypadki w tym samym pliku i buduje właściwą strukturę XML dla każdej faktury osobno. Zestawienie wyeksportowane z systemu zwykle wgrywasz bez ręcznej obróbki.
Nie. FakturaFlow nie zastępuje systemu rozliczeniowego ani magazynowego. Bierze z niego plik z wystawionymi już fakturami i odpowiada wyłącznie za zamianę na schemat FA(3), wysyłkę do KSeF oraz pobranie UPO.
Tak. Faktury dla konsumentów, czyli nabywców niebędących podatnikami, są w KSeF dobrowolne, ale można je wysyłać. W schemacie FA(3) odbiorca bez numeru NIP wymaga oznaczenia BrakID zamiast identyfikatora podatkowego. Obsługujemy oba przypadki w jednym pliku, więc zestawienie z przewagą klientów detalicznych nie wymaga ręcznego dzielenia.
Nie. Plany nie ograniczają liczby faktur przesyłanych do KSeF, więc abonament nie rośnie wraz z wolumenem. Plany różnią się liczbą obsługiwanych klientów i użytkowników oraz dostępem do wysyłki hurtowej, a nie liczbą dokumentów.
Wysyłka idzie sesjami wsadowymi w tle, a kolejka pracuje dalej po zamknięciu przeglądarki. Czas przejścia zestawienia zależy od jego wielkości oraz od bieżącego obciążenia KSeF, więc nie podajemy tu sztywnych deklaracji. Postęp widzisz na bieżąco w panelu.
Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy i nie ma sensu płacić za nic więcej. Warto ją sprawdzić w pierwszej kolejności, bo jest bezpłatna. Granica opłacalności narzędzia takiego jak nasze zaczyna się tam, gdzie ręczne przenoszenie zestawienia z zewnętrznego systemu kosztuje więcej czasu niż abonament.
Odrzucenie zwykle dotyczy pojedynczego dokumentu, a nie całej paczki. Przy takiej fakturze widać kod i opis błędu zwrócony przez KSeF, na przykład niepoprawny numer NIP odbiorcy albo duplikat numeru faktury. Pozostałe faktury z tego samego pliku przechodzą normalnie.
Hurtowa wysyłka z pliku dostępna jest w planie Professional, a konto testujesz przez 14 dni. Jeśli nie masz pewności, czy format eksportu z Twojego systemu się nada, napisz do nas i sprawdzimy to na Twoim zestawieniu.
Stan prawny na 26 lipca 2026 r. Informacje o obowiązkach w KSeF mają charakter informacyjny i nie zastępują porady podatkowej.