Faktura dla kontrahenta spoza UE w KSeF: NrID, stawka, doręczenie

Klient biura rachunkowego wystawia dwie faktury: jedną dla spółki z Londynu za wdrożenie oprogramowania, drugą dla odbiorcy maszyn z Zurychu. Żaden z nabywców nie ma polskiego NIP-u ani numeru VAT UE. VIES ich nie zna, bo sprawdza firmy zarejestrowane do handlu wewnątrz Unii. Do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) też się nie zalogują. Zostają cztery pytania: czy taka faktura w ogóle idzie do KSeF, jak wpisać nabywcę w FA(3), jaką stawkę wybrać i jak dostarczyć fakturę komuś, kto nie ma dostępu do systemu.

Czy faktura dla firmy spoza UE idzie do KSeF

Tak. Art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT brzmi: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”. Wyjątki z ust. 2 dotyczą między innymi wystawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, faktur dla konsumentów oraz przypadków wskazanych w rozporządzeniu. Zagranicznej firmy jako nabywcy na tej liście nie ma.

Obowiązek wystawienia faktury obejmuje też usługi, których miejsce świadczenia leży poza Polską. Art. 106a pkt 2 lit. b stosuje przepisy o fakturach do dostaw i usług polskiego podatnika, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego. Art. 106b ust. 1 pkt 1 każe wystawić fakturę na rzecz innego podatnika, także podatnika „podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze”.

Ministerstwo Finansów odpowiada wprost w pytaniach i odpowiedziach o KSeF 2.0 (pytanie 9): „Wystawiasz ją w KSeF, a następnie przekazujesz nabywcy w ustalony sposób (np. PDF).”

Terminy są takie same jak przy fakturach krajowych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje podatników, u których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze fakturować podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto (art. 145m). Od 1 stycznia 2027 r. także oni wystawiają faktury w KSeF. Szczegóły w harmonogramie wdrożenia KSeF.

Inaczej jest przy konsumencie. Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności jest wyłączona z obowiązku (art. 106ga ust. 2 pkt 4), choć można ją wystawić w KSeF dobrowolnie (ust. 4). Opisujemy to w tekście o fakturze dla osoby fizycznej.

Jak wpisać nabywcę spoza UE w Podmiot2

Granica nie biegnie między Polską a zagranicą, tylko między Unią a resztą świata. Od niej zależy i sposób wpisania nabywcy, i kod stawki.

Stawka 0% przy WDT i eksporcie wymaga spełnienia warunków ustawowych. Konsumentów tabela nie obejmuje: dla nich miejsce świadczenia usług ustala się według art. 28c i przepisów szczególnych, a nie według art. 28b. Wyjątek geograficzny: Irlandię Północną ustawa o VAT traktuje jako terytorium UE w zakresie określonym w Protokole (art. 2 pkt 3 lit. d), a lista KodUE w schemacie FA(3) ma dla niej kod XI.

Dane nabywcy trafiają do Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Schemat pozwala tam wybrać dokładnie jedną z czterech gałęzi: NIP, parę KodUE i NrVatUE, parę KodKraju i NrID albo BrakID. Dla firmy spoza UE właściwa jest trzecia. Schemat opisuje NrID jako „Identyfikator podatkowy inny”, a KodKraju jako „Kod kraju nadania identyfikatora podatkowego” (to pole jest opcjonalne). Broszura MF o strukturze FA(3) podaje przykład wprost z tego tematu: polski podatnik świadczy usługę tłumaczeniową dla firmy ze Szwajcarii, która ma identyfikator nadany na cele podatku o podobnym charakterze. Ten numer wpisuje się w NrID, a w KodKraju można wskazać CH.

Numer zapisuje się bez spacji i znaków rozdzielających, a literowy kod kraju idzie do osobnego pola (zasada nr 10 z tej samej broszury). Brytyjski numer GB987654321 to więc KodKraju GB i NrID 987654321.

Dwie pułapki:

• Polski NIP nigdy nie trafia do NrID. Broszura ostrzega: „Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy wyłącznie gdy jego NIP wskazano w polu NIP, a nie w polach NrVatUE lub NrID.”
• Brak numeru to BrakID, a nie wymyślony identyfikator. Gdy miejscem świadczenia jest państwo trzecie, art. 106e ust. 5 pkt 2 pozwala pominąć numer nabywcy. Broszura dodaje, że w takiej sytuacji w polu BrakID wpisuje się 1. Przy eksporcie towarów ten przepis nie działa, bo eksport jest opodatkowany w Polsce stawką 0%. Jeśli nabywca ma numer podatkowy, wpisz go, a BrakID zostaw dla nabywcy, który numeru nie ma.

Adres nabywcy (Podmiot2/Adres) jest w schemacie opcjonalny, ale art. 106e ust. 1 pkt 3 wymaga na fakturze adresu nabywcy, a ust. 5 pkt 2 tego wymogu nie znosi. Wpisz go razem z kodem kraju.

Stawka: „np I” dla usługi, „0 EX” dla eksportu

Usługa dla firmy spoza UE: „np I” i „odwrotne obciążenie”

Zasada dla usług na rzecz podatników to art. 28b ust. 1: „Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej”. Przepis ma wyjątki, na przykład art. 28e dla usług związanych z nieruchomościami (tam liczy się miejsce położenia nieruchomości), transport, wstęp na imprezy czy krótkoterminowy wynajem środków transportu. Usługa programistyczna do tych wyjątków nie należy, więc dla spółki z Londynu miejscem świadczenia jest Wielka Brytania. Polskiego VAT-u nie ma.

W FA(3) zapisuje się to w wierszu jako P_12 = „np I”, a sumę netto w P_13_8. Schemat opisuje „np I” jako dostawy towarów i usługi poza terytorium kraju, z wyłączeniem transakcji z art. 100 ust. 1 pkt 4 oraz OSS. Ten wyłączony przypadek to usługi dla podatników z UE, które mają własny kod „np II”. Kod „oo” też nie pasuje: broszura MF zastrzega go dla odwrotnego obciążenia w obrocie krajowym, a dla transakcji z podmiotem zagranicznym opodatkowanych w innym kraju wskazuje „np I” albo „np II”.

Zostaje adnotacja. Art. 106e ust. 1 pkt 18 wymaga wyrazów „odwrotne obciążenie” przy dostawie towarów lub usłudze, „dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi”. W FA(3) to pole Adnotacje/P_18 = 1. Art. 106e ust. 5 pkt 2 pozwala przy sprzedaży do państwa trzeciego pominąć stawkę i kwoty podatku, ale adnotacji z pkt 18 w tym wyliczeniu nie ma.

Czy nabywca rozlicza podatek u siebie, zależy od prawa jego kraju. W Wielkiej Brytanii tak: według HMRC (VAT Notice 741A, pkt 5.1) mechanizm reverse charge obejmuje prawie wszystkie usługi B2B od dostawców spoza UK, poza zwolnionymi. Faktura dla brytyjskiej firmy ma więc P_18 = 1. Jeśli w kraju nabywcy takiego rozliczenia nie ma, pkt 18 nie ma zastosowania i P_18 = 2. Gdy nie masz pewności, zapytaj nabywcę, jak rozlicza usługi kupione za granicą.

Towar wysłany poza UE: „0 EX” i dokument wywozu

Towar, który wyjeżdża z Polski poza UE, to eksport w rozumieniu art. 2 pkt 8: dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium UE przez dostawcę (lit. a) albo przez nabywcę z siedzibą poza Polską (lit. b), potwierdzona przez organ celny.

Art. 41 ust. 4 daje w eksporcie stawkę 0%, ale ust. 6 stawia warunek: podatnik musi otrzymać dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE „przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy”. Takim dokumentem jest w szczególności dokument elektroniczny z systemu obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego wydruk potwierdzony przez organ celny (ust. 6a).

Jeśli dokument nie przyjdzie w terminie, dostawę wykazuje się w następnym okresie, nadal ze stawką 0%, o ile dokument przyjdzie przed terminem deklaracji za ten okres. Gdy i to się nie uda, stosuje się stawkę krajową (art. 41 ust. 7). Ta ścieżka wymaga dokumentu celnego potwierdzającego procedurę wywozu (ust. 8), a późniejsze otrzymanie dokumentu pozwala skorygować podatek (ust. 9). Gdy towar wywozi sam nabywca, dokument musi dodatkowo pokazywać tożsamość towaru (ust. 11).

W FA(3) eksport to P_12 = „0 EX” i suma w P_13_6_3, opisanym w schemacie jako „Suma wartości sprzedaży objętej stawką 0% w przypadku eksportu”. Nie „0 KR”, który schemat zastrzega dla sprzedaży na terytorium kraju z wyłączeniem WDT i eksportu. Z samych kwot tej różnicy nie odczytasz: faktura z zerowym VAT wygląda tak samo przy eksporcie, przy zwolnieniu i przy krajowym 0%, więc kod stawki trzeba wybrać świadomie.

Przykład: usługa programistyczna dla firmy z Londynu

Kodowa Przystań sp. z o.o. z Krakowa, klient biura, przez wrzesień 2026 r. rozwijała moduł raportowy dla Harbour Street Software Ltd z Londynu. Umowa: 12 000,00 GBP netto. Brytyjska spółka podała numer VAT GB987654321 i nie ma w Polsce siedziby ani oddziału.

Decyzje po kolei:

1. KSeF: tak. Nabywca jest firmą, a wyjątki z art. 106ga ust. 2 go nie obejmują.
2. Miejsce świadczenia: siedziba usługobiorcy, czyli Wielka Brytania (art. 28b ust. 1). Polskiego VAT brak.
3. Kod stawki: „np I”, bo nabywca jest spoza UE.
4. Adnotacja: P_18 = 1, bo brytyjski nabywca rozlicza podatek sam.
5. Nabywca: KodKraju GB, NrID 987654321.
6. Kwoty: netto 12 000,00 GBP, bez VAT, należność ogółem 12 000,00 GBP, KodWaluty GBP.

Fragment FA(3) z fikcyjnymi danymi. Pełny dokument, z którego pochodzi, przeszedł walidację z oficjalnym plikiem XSD schematu FA(3):

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <KodKraju>GB</KodKraju>
    <NrID>987654321</NrID>
    <Nazwa>Harbour Street Software Ltd</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>GB</KodKraju>
    <AdresL1>12 Harbour Street, London E14 5AB</AdresL1>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>
...
<Fa>
  <KodWaluty>GBP</KodWaluty>
  ...
  <P_13_8>12000.00</P_13_8>
  <P_15>12000.00</P_15>
  <Adnotacje>
    ...
    <P_18>1</P_18>
    ...
  </Adnotacje>
  <RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
  <FaWiersz>
    ...
    <P_12>np I</P_12>
  </FaWiersz>
</Fa>

Gdyby tę samą usługę kupiła firma z Berlina z niemieckim numerem VAT, w Podmiot2 byłyby KodUE DE i NrVatUE, w wierszu „np II”, a suma w P_13_9. Pełną mapę pól znajdziesz w tekście o strukturze FA(3).

Waluta: kiedy potrzebne są złote

W fragmencie nie ma pól P_14_x ani VAT w złotych. Art. 106e ust. 11 wymaga złotych dla kwot podatku („Kwoty podatku wykazuje się w złotych”), a przy „np I” i „0 EX” polskiego podatku na fakturze nie ma. Inaczej jest, gdy sprzedaż dla zagranicznej firmy podlega polskiemu VAT, na przykład usługa związana z nieruchomością położoną w Polsce. Wtedy kwotę podatku trzeba wykazać także w złotych, co opisujemy w tekście o fakturze w walucie obcej w KSeF.

Jak przekazać fakturę nabywcy bez dostępu do KSeF

Art. 106gb ust. 4 obejmuje sytuacje, w których miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (pkt 1) albo nabywcą jest podmiot bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (pkt 2). Wtedy faktura ustrukturyzowana „jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony”. Mail z PDF, portal klienta, nawet papier: to kwestia ustaleń stron.

Warunek jest jeden. Art. 106gb ust. 5 każe oznaczyć taką fakturę kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF i weryfikację jej danych. MF w pytaniu 7 precyzuje, że na fakturze online przekazywanej poza KSeF „powinien być jeden kod QR”, a pod kodem „musi się znajdować numer KSeF faktury”. Drugi kod QR w tym przypadku nie jest potrzebny. Rodzaje kodów opisujemy w tekście o kodzie QR na fakturze KSeF.

Nabywca nie potrzebuje konta ani polskiego NIP-u. Według strony MF o kodach weryfikujących po zeskanowaniu kodu każdy zobaczy podstawowe dane faktury i informację, czy dokument jest w KSeF, a po podaniu dodatkowych danych dostępowych może pobrać całą fakturę.

Za datę otrzymania faktury przekazanej poza KSeF ustawa uznaje „datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę” (art. 106na ust. 4), a nie datę nadania numeru w KSeF.

Jak to wygląda w FakturaFlow

FakturaFlow działa obok programu księgowego. Fakturę wgrywasz jak zwykle (PDF, Excel/CSV albo XML), a dane nabywcy poprawiasz w oknie „Popraw dane faktury”, na karcie „Nabywca”. Pole „Kraj nabywcy” przyjmuje dwuliterowy kod, na przykład GB. Dla kraju innego niż PL pole „NIP nabywcy” zmienia nazwę na „Numer identyfikacyjny nabywcy”. System sam wybiera gałąź Podmiot2: KodUE i NrVatUE dla kraju UE, KodKraju i NrID dla kraju spoza UE, BrakID, gdy pole zostanie puste. Stawkę ustawiasz na karcie „Kwoty” w liście „Stawka VAT”: „np I” dla usługi poza terytorium kraju, „0 EX” dla eksportu towarów. Po wysyłce, na stronie „Wysyłki KSeF”, przycisk „Faktura PDF” pobiera PDF wygenerowany z dokumentu zapisanego w KSeF, do przekazania nabywcy. PDF ma kod weryfikujący (kod QR), którego art. 106gb ust. 5 wymaga na fakturze przekazanej poza KSeF.

Najczęstsze pytania

Czy fakturę dla firmy z Wielkiej Brytanii trzeba wystawić w KSeF?

Tak, jeśli wystawca ma siedzibę w Polsce i jest już objęty obowiązkiem KSeF. Brytyjska firma nie jest konsumentem, a lista wyjątków z art. 106ga ust. 2 nie obejmuje zagranicznych nabywców. Fakturę przekazujesz jej poza systemem, z kodem QR.

Co wpisać, gdy kontrahent z USA nie podał numeru podatkowego?

BrakID = 1. Przy usłudze, której miejscem świadczenia jest państwo trzecie, numer nabywcy można pominąć (art. 106e ust. 5 pkt 2). Nie wpisuj w NrID zer ani przypadkowego numeru tylko po to, żeby pole nie było puste.

Czy „np I” oznacza odwrotne obciążenie?

Nie. „np I” to kod stawki w wierszu (P_12): sprzedaż poza terytorium kraju. „Odwrotne obciążenie” to osobna adnotacja (P_18), zależna od tego, czy nabywca rozlicza podatek u siebie. Na fakturze dla firmy z Londynu występują oba. Kod „oo” jest zarezerwowany dla odwrotnego obciążenia w obrocie krajowym. Rozpocznij za darmo i sprawdź, jak Twoja faktura dla zagranicznego klienta wygląda w FA(3), zanim trafi do KSeF.

Stan prawny na wrzesień 2026 r. Artykuł nie stanowi porady podatkowej. Aktualne brzmienie przepisów sprawdzisz w ustawie o VAT i na ksef.podatki.gov.pl.