Wraz z obowiązkowym KSeF wraca pytanie, które spędza sen z powiek niejednemu biuru: skoro wszystkie faktury są już w systemie Ministerstwa Finansów, czy nadal trzeba składać JPK_VAT? Odpowiedź jest jednoznaczna i warto ją zapamiętać: tak, JPK_VAT zostaje. KSeF i JPK_VAT to dwa odrębne obowiązki, które działają równolegle. W tym artykule wyjaśniamy, jak się uzupełniają, co zmieniło się w ewidencji i czego nie należy oczekiwać od KSeF.
KSeF nie zastępuje JPK_VAT
To fundament całego tematu. KSeF służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M lub JPK_V7K) to ewidencja i deklaracja rozliczeniowa VAT. To dwie różne rzeczy i jedna nie znosi drugiej.
Ministerstwo Finansów nie uchyliło obowiązku JPK_VAT, tylko go znowelizowało, dostosowując strukturę do zmian wprowadzonych przez KSeF. Nowe zasady dotyczą ewidencji składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Innymi słowy, JPK_VAT nie znika, on tylko zyskuje nowe pola powiązane z KSeF.
Dane z KSeF nie wpływają do JPK automatycznie
To najczęstsze i najbardziej kosztowne nieporozumienie. Sam fakt, że faktura jest w KSeF, nie powoduje, że automatycznie pojawia się w ewidencji JPK. Z mocy prawa takiego automatu nie ma.
Ministerstwo Finansów zapewnia automatyczne zasilanie JPK fakturami z KSeF tylko we własnym, bezpłatnym narzędziu e-mikrofirma. W systemach komercyjnych to, czy dane z KSeF same trafią do ewidencji wraz z numerem KSeF, zależy od dostawcy oprogramowania i sposobu wdrożenia. Integracja jest więc możliwością techniczną, a nie ustawowym automatem.
Dla biura oznacza to konkretną rzecz: nawet w erze KSeF ktoś (człowiek albo dobrze skonfigurowany program) nadal musi zadbać, by faktury z KSeF znalazły się w JPK z poprawnymi danymi. KSeF upraszcza obieg faktur, ale nie zwalnia z prowadzenia ewidencji.
Numer KSeF w ewidencji i nowe oznaczenia
Od rozliczeń za okresy od 1 lutego 2026 r. numer KSeF wykazuje się w części ewidencyjnej JPK_VAT, zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu. Warto pamiętać, że numer KSeF to nie to samo co numer faktury z pola P_2. To dwa różne numery: jeden nadaje system, drugi nadaje wystawca.
Wraz z dostosowaniem JPK pojawiły się nowe oznaczenia dla dokumentów spoza standardowego obiegu KSeF:
- BFK dla faktur (elektronicznych lub papierowych) wystawionych bez użycia KSeF.
- DI dla dowodów innych niż faktura, w tym faktur z trybu offline24, które na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze numeru identyfikującego w KSeF.
Te kody pozwalają opisać w ewidencji dokumenty, które z różnych powodów nie mają (jeszcze) numeru KSeF, bez czego obraz rozliczenia byłby niepełny.
Terminy: dlaczego trzeba pilnować dwóch kalendarzy
KSeF działa w czasie rzeczywistym, JPK w cyklu miesięcznym lub kwartalnym. To rodzi praktyczne napięcie wokół faktur wystawionych offline.
Faktury sprzedaży wystawione w trybie offline24 muszą uzyskać numer KSeF do 15. dnia następnego miesiąca, a JPK_VAT z deklaracją składa się do 25. dnia następnego miesiąca. Kolejność jest tu istotna: numer KSeF dla faktur offline „domyka się" przed terminem JPK, więc dobrze zaplanowany proces w biurze najpierw dosyła zaległe faktury offline, a dopiero potem zamyka ewidencję.
Praktyczny workflow w biurze
Współistnienie KSeF i JPK najlepiej ułożyć jako dwa powiązane, ale osobne etapy:
- Bieżący obieg faktur w KSeF. Wystawianie i odbieranie faktur w czasie rzeczywistym, z dosyłaniem faktur offline w terminie (do 15. dnia następnego miesiąca).
- Zasilenie ewidencji. Przeniesienie faktur z KSeF do ewidencji VAT z numerem KSeF, automatycznie lub półautomatycznie, w zależności od programu.
- Uzupełnienie dokumentów spoza KSeF. Oznaczenie faktur BFK i dowodów DI tam, gdzie numeru KSeF nie ma.
- Zamknięcie JPK. Weryfikacja i wysyłka JPK_VAT z deklaracją do 25. dnia następnego miesiąca.
Numer KSeF na fakturze znajdziesz tam, gdzie opisujemy to w artykule o numerze KSeF; jego prawidłowe przeniesienie do ewidencji to właśnie ten punkt, w którym KSeF i JPK się spotykają.
Podsumowanie
KSeF nie zwalnia z JPK_VAT. To dwa odrębne obowiązki działające równolegle od 1 lutego 2026 r., a dane z KSeF nie wpływają do ewidencji automatycznie z mocy prawa, poza narzędziem e-mikrofirma MF. Numer KSeF wykazuje się w części ewidencyjnej, a dokumenty spoza systemu opisuje się oznaczeniami BFK i DI. Dla biura praktyczny wniosek jest taki: KSeF zmienia obieg faktur, ale prowadzenie i terminowe składanie JPK pozostaje po stronie biura, tyle że z nowymi polami i z koniecznością pilnowania dwóch kalendarzy naraz.