Samofakturowanie brzmi jak wyjątek od reguły, a w wielu branżach jest codziennością. To mechanizm, w którym faktury wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca, w imieniu i na rzecz sprzedawcy. KSeF nie likwiduje tej procedury, dodaje do niej jeden techniczny element: uprawnienie nadawane w systemie. W tym artykule porządkujemy, jak samofakturowanie działa w KSeF, co pozostaje bez zmian i jak wpisuje się w to biuro rachunkowe.
Czym jest samofakturowanie
Samofakturowanie to procedura, w której podmiot będący nabywcą towarów lub usług wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zamiast czekać na dokument od dostawcy, nabywca sam go wystawia, a sprzedawca tę fakturę akceptuje. W praktyce stosują to na przykład sieci handlowe rozliczające się z wieloma drobnymi dostawcami.
Podstawa prawna: art. 106d ustawy o VAT
Samofakturowanie reguluje art. 106d ustawy o VAT. Zgodnie z nim nabywca może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz podatnika (sprzedawcy), jeżeli spełnione są dwa warunki łącznie:
- Strony wcześniej zawarły umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
- W tej umowie określono procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.
Oba warunki są kluczowe i, co istotne, nie znikają w erze KSeF. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają bez zmian.
Jak samofakturowanie działa w KSeF
Tu pojawia się jedyna realna nowość. Żeby nabywca mógł wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy w systemie, sprzedawca musi nadać mu w KSeF odpowiednie uprawnienie, czyli uprawnienie do wystawiania faktur w trybie samofakturowania. Nadaje je osoba dysponująca u sprzedawcy uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami, wskazując nabywcę po jego NIP.
Po nadaniu uprawnienia nabywca uwierzytelnia się w swoim kontekście i wystawia fakturę ustrukturyzowaną FA(3). W strukturze faktury sprzedawca figuruje jako Podmiot1, a nabywca wystawiający dokument jako Podmiot2. Samo samofakturowanie oznacza się w polu P_17 wartością „1" wraz z adnotacją „samofakturowanie".
Faktura jest dostępna w KSeF w kontekście obu stron, więc nabywca nie musi osobno przekazywać sprzedawcy numeru KSeF. Sprzedawca widzi dokument jako Podmiot1.
Uprawnienie w KSeF to nie to samo co umowa
To najważniejszy punkt całego tematu i najczęstsze źródło nieporozumień. Nadanie uprawnienia w KSeF jest wyłącznie autoryzacją techniczną. Nie zastępuje umowy o samofakturowaniu ani procedury zatwierdzania faktur, które nadal muszą istnieć i działać poza systemem.
Co więcej, sam proces akceptacji faktury nie odbywa się w KSeF. Zatwierdzenie powinno wynikać z umowy między stronami i może mieć formę aktywną (sprzedawca akceptuje lub zgłasza zastrzeżenia do treści faktury, zanim trafi ona do systemu) albo bierną (tzw. milcząca zgoda, gdy brak sprzeciwu w ustalonym terminie oznacza akceptację). Potwierdzenie prawidłowości faktury powinno nastąpić bezpośrednio przed wprowadzeniem jej do obrotu prawnego.
Warto też pamiętać, że samo nadanie uprawnienia nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być wystawiane w procedurze samofakturowania. To, czego dotyczy samofakturowanie, wynika z umowy, a nie z systemu, bo w KSeF nie ma węższego, „częściowego" uprawnienia do samofakturowania.
Samofakturowanie a biuro rachunkowe
W praktyce biura pojawiają się dwa scenariusze, zależnie od tego, po której stronie jest klient.
Klient jest nabywcą (samofakturującym). Klient nadaje biuru uprawnienie do wystawiania faktur, z możliwością delegowania. To uprawnienie automatycznie obejmuje wystawianie faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy. Biuro może zawęzić zakres do jednego klienta lub działać dla wszystkich obsługiwanych podmiotów.
Klient jest sprzedawcą. Wtedy klient (lub osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami) nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF, wskazując go po NIP. Reszta, czyli umowa i procedura zatwierdzania, leży po stronie relacji handlowej klienta, a nie biura.
Jak ogólnie wygląda nadawanie i delegowanie uprawnień w skali biura, opisujemy przy okazji tokenów i dostępu do KSeF.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF działa na tych samych zasadach co dotychczas, z jednym dodatkiem: sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w trybie samofakturowania, a faktura oznaczana jest w polu P_17. Wszystko inne, czyli umowa o samofakturowaniu i procedura zatwierdzania faktur, pozostaje poza systemem i nadal jest obowiązkowe na podstawie art. 106d ustawy o VAT. Dla biura praktyczny wniosek jest prosty: uprawnienie w KSeF to tylko techniczne pozwolenie, a nie zastępstwo dla umowy między stronami.