Pytanie wraca w biurach przy pierwszym błędzie: „jak anulować tę fakturę w KSeF?". Krótka odpowiedź brzmi: nie da się. W Krajowym Systemie e-Faktur faktury, która została przyjęta przez system, nie można już ani poprawić, ani anulować, ani usunąć. To nie jest ograniczenie konkretnego programu, tylko zasada działania samego KSeF. W tym artykule tłumaczymy, skąd się bierze, co dzieje się z dokumentem, który nigdy nie dotarł do systemu, i jak prawidłowo wycofać błędną fakturę.
Faktury w KSeF nie da się anulować
Ministerstwo Finansów formułuje to wprost: w systemie nie ma możliwości edytowania, anulowania ani usunięcia wystawionej faktury, a błędy poprawia się wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej. Trzy operacje, które na papierze były codziennością (poprawka, anulowanie, zniszczenie egzemplarza), w KSeF po prostu nie istnieją.
Powód jest systemowy. Faktura, która przeszła przez KSeF, otrzymuje unikalny numer KSeF, a sam ten numer jest częścią definicji faktury ustrukturyzowanej. Dokument z numerem KSeF jest trwale zapisany w systemie i przechowywany przez 10 lat. Nie ma technicznej drogi, by go z systemu wyjąć.
Kiedy faktura jest „w systemie"
Żeby wiedzieć, czy anulowanie wchodzi w grę, trzeba ustalić, czy faktura w ogóle dotarła do KSeF. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, w trybie online datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF, a datą otrzymania przez nabywcę dzień nadania numeru KSeF. Od momentu nadania numeru dokument funkcjonuje w obrocie i jedyną drogą jego zmiany jest korekta.
Tu pojawia się częste nieporozumienie dotyczące trybów offline. Faktura wystawiona w trybie offline24 jest uznana za wystawioną już w dacie wskazanej w polu P_1, jeszcze zanim trafi do KSeF. Nie jest więc „roboczym szkicem", który można po cichu skasować. Jeśli powstała, to istnieje, a po dosłaniu do systemu również dostanie numer KSeF.
Co z dokumentem, który nigdy nie dostał numeru KSeF
Inaczej wygląda sytuacja, gdy faktura została odrzucona przez KSeF i nie otrzymała numeru. Dokument bez numeru KSeF nie wszedł do obrotu w rozumieniu systemu. W praktyce oznacza to, że błędny plik, który KSeF odrzucił (na przykład z powodu niezgodności ze schematem FA(3)), poprawia się i wysyła ponownie, a nie „anuluje". Nie ma czego anulować, bo z punktu widzenia systemu faktura jeszcze nie zaistniała.
W ewidencji JPK faktury, które na dzień złożenia ewidencji nie mają jeszcze numeru KSeF (na przykład wystawione w trybie offline24), bywają oznaczane odrębnym kodem, dopóki numer nie zostanie nadany. To kolejny sygnał, że status „bez numeru KSeF" jest traktowany inaczej niż faktura już przyjęta.
Anulowanie znane z papieru: dlaczego znika
Na papierze anulowanie miało sens w jednej, wąskiej sytuacji: faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, bo na przykład oba egzemplarze zostały u sprzedawcy i nie trafiły do nabywcy. Wtedy przekreślało się dokument i wystawiało nowy.
W KSeF ta przestrzeń praktycznie znika. Gdy tylko faktura zostaje przesłana i dostaje numer KSeF, jest uznana za wprowadzoną do obrotu i otrzymaną przez nabywcę. Nie ma etapu „faktura istnieje, ale jeszcze nie krąży", który dawał miejsce na anulowanie. Dlatego w realiach KSeF korekta zastępuje anulowanie niemal we wszystkich przypadkach.
Jak prawidłowo wycofać błędną fakturę
Mechanizmem przewidzianym przez ustawę jest faktura korygująca (art. 106j ustawy o VAT). W zależności od błędu stosuje się jeden z dwóch wariantów:
- Korekta treści. Gdy błąd dotyczy pojedynczych danych (kwota, stawka, pozycja, dane nabywcy), wystawia się fakturę korygującą zmieniającą konkretne wartości.
- Korekta sprowadzająca fakturę do zera. Gdy cała faktura jest błędna, na przykład wystawiona omyłkowo lub zduplikowana, wystawia się korektę zerującą wszystkie pozycje. W praktyce to właśnie ona pełni rolę dawnego anulowania. Warto pamiętać, że „korekta do zera" to określenie praktyków, a nie termin ustawowy, ale opisuje dokładnie ten zabieg.
Korekta także jest fakturą ustrukturyzowaną i również trafia do KSeF, gdzie dostaje własny numer. Oryginalna, błędna faktura zostaje w systemie, a korekta opisuje, co i jak zostało zmienione. To celowe: KSeF zachowuje pełną historię, zamiast pozwalać na ciche usuwanie dokumentów.
Najczęstszy scenariusz: omyłkowo wysłana lub zduplikowana faktura
Typowy przypadek w biurze to faktura wysłana do KSeF przez pomyłkę albo ten sam dokument wysłany dwa razy. Skoro każda z nich ma już numer KSeF, żadnej nie da się wycofać przez usunięcie. Prawidłowa droga to wystawienie korekty zerującej do błędnego lub zdublowanego dokumentu, tak aby jego wpływ na rozliczenie został wyzerowany. O tym, jak rozpoznać i opanować inne typowe pomyłki, piszemy w przewodniku o najczęstszych błędach KSeF.
Procedura na biuro
Skoro „cofnij" nie istnieje, najwięcej daje zapobieganie pomyłkom przed wysyłką:
- Walidacja przed wysyłką. Sprawdzenie pliku FA(3) zanim trafi do KSeF wyłapuje większość błędów, póki są jeszcze tanie do poprawienia.
- Kontrola duplikatów. Prosty mechanizm sprawdzający, czy faktura o danym numerze nie została już wysłana, oszczędza korekt zerujących.
- Standard korekty. Spisana zasada, kto i jak wystawia korektę zerującą, skraca reakcję, gdy błąd już trafi do systemu.
- Notatka w dokumentacji klienta. Przy każdej korekcie zerującej warto zapisać powód, na wypadek pytań z urzędu.
Szczegóły samego wystawiania korekt opisujemy w osobnym artykule o korekcie faktury w KSeF.
Podsumowanie
W KSeF nie ma anulowania w znaczeniu, do którego przyzwyczaił nas papier. Faktura z numerem KSeF jest trwale w systemie i jedyną drogą jej wycofania jest faktura korygująca, najczęściej zerująca. Dokument, który nigdy nie dostał numeru KSeF (bo został odrzucony), po prostu poprawia się i wysyła ponownie. Praktyczny wniosek dla biura jest prosty: skoro nie da się cofnąć, opłaca się inwestować w walidację przed wysyłką, bo to jedyny moment, w którym błąd nie kosztuje jeszcze korekty.