KSeF 3.0: co jest już przesądzone, a co dopiero propozycją

Hasło „KSeF 3.0” pojawia się w prasie branżowej i w rozmowach z księgowymi coraz częściej, zwykle bez wyjaśnienia, co dokładnie oznacza. Warto zacząć od uporządkowania, bo nieporozumienie jest tu kosztowne: część osób planuje zmiany w firmie na podstawie rzeczy, które są dopiero propozycją, a jednocześnie przeocza funkcje, które już działają.

W komunikatach i dokumentacji Ministerstwa Finansów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) konsekwentnie występuje KSeF 2.0, czyli wersja obsługująca obowiązkowe e-fakturowanie. Nazwa „KSeF 3.0” nie jest oficjalna. Funkcjonuje jako skrót myślowy na kolejny etap rozwoju systemu: usprawnienia po pierwszych miesiącach pracy, modernizację Aplikacji Podatnika i zmiany przepisów.

Nie ma więc jednej daty startu „KSeF 3.0”, bo nie jest to jedno wdrożenie. Są za to konkretne terminy dla poszczególnych zmian i to na nich warto się opierać.

Gdzie jesteśmy dzisiaj

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wchodzi etapami:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT
• 1 stycznia 2027 r. dla ostatniej grupy, w tym podatników zwolnionych z VAT

Mamy za sobą kilka pełnych miesięcy pracy systemu w warunkach masowych. Resort zbiera uwagi na konsultacjach, odpowiada na interpelacje i pod koniec września 2026 r. przedstawił na VII Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych w Kielcach listę kolejnych zmian. Poniżej porządkujemy wszystko według stopnia pewności.

Co już działa: identyfikator zbiorczy i 100 dni pobierania

Dwie zmiany, o których mówi się jak o przyszłości, są w systemie od 23 września 2026 r., kiedy trafiły na środowisko produkcyjne interfejsu API KSeF (lista zmian w API).

• Identyfikator zbiorczy. Jeden kod obejmuje kilka faktur od jednego wystawcy dla jednego odbiorcy i zastępuje listę numerów KSeF w tytule przelewu. Domyślny limit to 500 faktur w jednym identyfikatorze. Ministerstwo opisuje go na stronie o numerze KSeF i identyfikatorze zbiorczym. Na razie jest dostępny przez API, czyli w programach, które go obsłużą.
• Dłuższy zakres pobierania. Zapytanie o faktury i wniosek o ich eksport mogą obejmować do 100 dni zamiast dotychczasowych 3 miesięcy. Pełny kwartał da się pobrać jednym wnioskiem, z zapasem na faktury, które wpłynęły kilka dni po jego końcu. Jedna paczka nadal mieści najwyżej 10 tys. faktur.

Co jest przesądzone: numer KSeF w przelewie od 1 stycznia 2027 r.

Ta zmiana budzi wiele pytań. Odpowiedź brzmi: obowiązek istnieje, ale zaczyna działać dopiero 1 stycznia 2027 r., na podstawie art. 108g ustawy o VAT. Czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF wystawioną przez innego czynnego podatnika VAT, będzie musiał podać w tytule płatności jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy. Obowiązek dotyczy także przelewów w mechanizmie podzielonej płatności. Do końca 2026 r. podanie numeru jest dobrowolne.

Identyfikator zbiorczy, który działa już dziś, jest więc odpowiedzią na praktyczny problem tego przepisu: firma płacąca jednym przelewem za kilkadziesiąt faktur nie zmieści tylu numerów w tytule. Szczegóły, wyjątki i to, co warto sprawdzić w swoim systemie, opisujemy w tekście numer KSeF w przelewie: od kiedy obowiązkowy i co dokładnie wpisać.

Tokeny: mają zostać, ale z datą ważności

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF nadal mówi, że tokeny mogą służyć do uwierzytelniania tylko do 31 grudnia 2026 r. Kierunek jest jednak inny i z każdym miesiącem bardziej konkretny:

• W czerwcu 2026 r., w podsumowaniu konsultacji, resort zaproponował utrzymanie tokenów po 2026 r., z terminem ważności od 1 do 365 dni i możliwością automatycznego odnawiania.
• W sierpniowej wersji podręcznika KSeF ministerstwo zapisało decyzję o zachowaniu tej metody uwierzytelniania i zapowiedziało zmianę rozporządzenia.
• 10 września 2026 r. Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) podało na swoim kanale technicznym, że tokeny wydane do 31 grudnia 2026 r. będą działać, ale ich ważność zostanie ograniczona do 30 listopada 2027 r. (wątek CIRF). Ta sama data padła na kongresie we wrześniu.

Według zapowiedzi nowe tokeny będą dostępne na stałe, ale zawsze z określonym terminem ważności. Dopóki nie ukaże się zmienione rozporządzenie, wszystko to jest zapowiedzią, choć coraz lepiej udokumentowaną.

Praktyczny wniosek: dopóki rozporządzenie nie zostanie zmienione, formalnie obowiązuje data 31 grudnia 2026 r., więc plan przejścia na certyfikat warto mieć gotowy. Kierunek zapowiedzi jest jednak jasny i według nich każdy token, także obecny, w końcu wygaśnie. Dlatego już teraz warto pilnować dat ważności tokenów.

Co jest zapowiedzią bez daty w przepisach

Na kongresie we wrześniu przedstawiciele ministerstwa wymienili kilka kolejnych zmian. Część z nich ma ślady w oficjalnych dokumentach, ale żadna nie ma jeszcze daty w przepisach ani w dokumentacji technicznej.

• Większe faktury. Dziś faktura bez załącznika może mieć 1 MB, a z załącznikiem 3 MB. Resort zapowiedział zwiększenie limitu rozmiaru faktury do 5 MB. Większy rozmiar nie zmieni limitu 10 tys. pozycji na fakturze, który wynika ze schematu FA(3).
• Nowe rodzaje certyfikatów. Najlepiej udokumentowany jest certyfikat z identyfikatorem wewnętrznym, przydatny w jednostkach samorządu terytorialnego z wieloma jednostkami podległymi. Na kongresie zapowiedziano też certyfikaty zawężone do jednego NIP.
• Rejestr zdarzeń. Program księgowy ma dostać informację, że od ostatniego sprawdzenia wpłynęła nowa faktura, zamiast samodzielnie co jakiś czas przeszukiwać KSeF. To rozwinięcie konsultowanego wiosną modelu zdarzeń biznesowych. Na kongresie padł pierwszy kwartał 2027 r., w dokumentacji tej daty nie ma.
• Kwalifikowanie i opisy faktur. Możliwość oznaczenia faktury lub pozycji, na przykład jako „do zaksięgowania” albo „wymaga wyjaśnienia”, i dodania opisu, który pomoże zaksięgować ją automatycznie. W przykładach opublikowanych przez CIRF takie informacje widzi tylko podmiot, który je wprowadził.
• Nowa wersja Aplikacji Podatnika z bazą kontrahentów i towarów. Zapowiedziana na kongresie, bez potwierdzenia w dokumentach.

Czego zmiany nie obejmują

Warto powiedzieć wprost także to, czego w zapowiedziach nie ma, bo wraca w pytaniach:

• Nie ma zmiany schematu FA(3). Usprawnienia dotyczą działania systemu, aplikacji i uwierzytelniania, nie struktury samej faktury.
• Nie ma przesunięcia terminów obowiązku. Rozmowa o ulepszeniach nie jest rozmową o odroczeniu wdrożenia.
• Kary to osobny temat. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło plan wydłużenia odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do 31 grudnia 2027 r. To zapowiedź, a nie obowiązujący przepis; wymaga zmiany ustawy o VAT.

Dwie rzeczy z praktyki, które nie zmieniają się wraz z tą dyskusją, a bywają mylone przy sesjach wsadowych:

• Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) warto pobrać dla każdej faktury z sesji, a nie tylko dla samej sesji. Jedna sesja wsadowa może objąć setki dokumentów, ale poświadczenie odbioru odnosi się do pojedynczej faktury.
• Odrzucenie dotyczy pojedynczej faktury, nie całej paczki. Jeden dokument z błędem weryfikacji semantycznej nie unieważnia pozostałych wysłanych w tej samej sesji.

Co zrobić teraz

Jeżeli firma wystawia faktury seryjnie, kolejność jest mniej więcej taka:

1. Sprawdzić proces płatności pod kątem 2027 r. Czy numer KSeF trafia do systemu, z którego robione są przelewy, i czy program oraz bank obsłużą identyfikator zbiorczy.
2. Spisać tokeny i ich daty. Według zapowiedzi obecne mają działać do 30 listopada 2027 r. (formalnie nadal obowiązuje 31 grudnia 2026 r.), a nowe zawsze będą miały termin ważności.
3. Przy pobieraniu faktur za kwartał korzystać z zakresu do 100 dni, jeżeli program na to pozwala.
4. Sprawdzić, czy UPO faktycznie się pobiera dla każdej wysłanej faktury, a nie tylko dla sesji.
5. Śledzić zmiany rozporządzenia i ustawy o VAT. Dopiero one pokażą, które zapowiedzi i od kiedy staną się obowiązującym prawem.

Podstawy, które przy tych zmianach wracają najczęściej, opisujemy osobno: certyfikat KSeF, logowanie do KSeF i Aplikacja Podatnika KSeF.

Jeżeli faktury powstają w systemie sprzedażowym, subskrypcyjnym albo magazynowym i trafiają do pliku, ręczne przenoszenie ich do KSeF zwykle przestaje się opłacać przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie. Opisujemy ten scenariusz osobno w tekście o hurtowej wysyłce faktur do KSeF z pliku.

Stan prawny na 3 października 2026 r. Zapowiedzi dotyczące tokenów, certyfikatów, rejestru zdarzeń, rozmiaru faktur i kar nie stanowią obowiązującego prawa. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym. Przed podjęciem decyzji opartych na opisanych tu procedurach skonsultuj się z doradcą podatkowym.