Hasło „KSeF 3.0" pojawia się w prasie branżowej i w rozmowach z księgowymi coraz częściej, zwykle bez wyjaśnienia, co dokładnie oznacza. Warto zacząć od uporządkowania, bo nieporozumienie jest tu kosztowne: część osób planuje zmiany w firmie na podstawie rzeczy, które są dopiero propozycją.
W komunikatach i dokumentacji Ministerstwa Finansów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) konsekwentnie występuje KSeF 2.0, czyli wersja obsługująca obowiązkowe e-fakturowanie. Nazwa „KSeF 3.0" nie jest oficjalna. Funkcjonuje jako skrót myślowy na kolejny etap rozwoju systemu: usprawnienia po pierwszych miesiącach pracy, modernizację Aplikacji Podatnika i możliwe zmiany przepisów.
Ta różnica ma praktyczne znaczenie. Nie ma jednej daty startu „KSeF 3.0", bo nie jest to wdrożenie. Są za to konkretne terminy dla poszczególnych zmian i to na nich warto się opierać.
Gdzie jesteśmy dzisiaj
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszedł etapami:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT
- 1 stycznia 2027 r. dla ostatniej grupy, w tym podatników zwolnionych z VAT
Mamy więc za sobą kilka pełnych miesięcy pracy systemu w warunkach masowych. To wystarczająco długo, żeby oddzielić problemy startowe od strukturalnych, i właśnie dlatego resort zaczął zbierać uwagi.
Co jest już przesądzone: numer KSeF w przelewie
To najbardziej konkretna zmiana i jednocześnie ta, o którą dostajemy najwięcej pytań. Odpowiedź brzmi: obowiązek istnieje, ale zaczyna działać dopiero 1 stycznia 2027 r., na podstawie art. 108g ustawy o VAT. Ta sama data obejmuje mechanizm podzielonej płatności. Do końca 2026 r. podanie numeru w tytule przelewu jest dobrowolne.
Zagadnienie ma własny tekst, bo dotyczy nie tylko przepisu, ale i procesu płatności po stronie firmy: numer KSeF w przelewie — od kiedy obowiązkowy i co dokładnie wpisać. Opisujemy tam wyjątki, płatności zbiorcze oraz to, co warto sprawdzić w swoim systemie z wyprzedzeniem.
Co jest dopiero propozycją: tokeny po 2026 roku
9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło otwarte konsultacje po częściowym wdrożeniu KSeF, a 11 czerwca opublikowało ich podsumowanie. Spotkanie nie było jednorazowe, resort zapowiedział cykl i wskazał adres, pod którym można zgłaszać uwagi: konsultacje.ksef@mf.gov.pl.
Najciekawszy punkt tego podsumowania przeszedł stosunkowo cicho, a odwraca coś, co wydawało się przesądzone. Do tej pory komunikacja szła w stronę: token znika z końcem 2026 r., zastępuje go certyfikat KSeF. W podsumowaniu konsultacji pojawia się natomiast propozycja, aby tokeny były dostępne również po 31 grudnia 2026 r., z terminem ważności ustawianym w zakresie od 1 do 365 dni oraz z nowym uprawnieniem do automatycznego odnawiania.
Podkreślamy: to propozycja z konsultacji, a nie stan prawny. Nie należy na niej opierać decyzji o rezygnacji z migracji na certyfikaty. Jeżeli jednak zostanie przyjęta, realnie zmienia plany migracyjne, zwłaszcza w firmach, które planowały wymianę wszystkich integracji na przełomie roku.
Rozsądne podejście na dziś to przygotować się na certyfikaty tak, jakby propozycja nie weszła, a jednocześnie nie odcinać się od tokenów, dopóki nie ma przepisu.
Czego w konsultacjach nie było
Warto powiedzieć wprost także to, czego w podsumowaniu konsultacji nie znajdziemy, bo wraca w pytaniach:
- Nie pojawiła się propozycja zmiany schematu FA(3). Zgłaszane usprawnienia dotyczą działania systemu i aplikacji, nie struktury samej faktury.
- Nie zgłoszono propozycji przesunięcia terminów obowiązku. Rozmowa o ulepszeniach nie jest rozmową o odroczeniu wdrożenia.
Dwie rzeczy z praktyki, które nie zmieniają się wraz z tą dyskusją, a bywają mylone przy sesjach wsadowych:
- Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) trzeba pobrać dla każdej faktury z sesji, a nie tylko dla samej sesji. Jedna sesja wsadowa może objąć setki dokumentów, ale poświadczenie odbioru odnosi się do pojedynczej faktury.
- Odrzucenie dotyczy pojedynczej faktury, nie całej paczki. Jeden dokument z błędem weryfikacji semantycznej nie unieważnia pozostałych wysłanych w tej samej sesji.
Co zrobić teraz
Jeżeli firma wystawia faktury seryjnie, kolejność jest mniej więcej taka:
- Sprawdzić proces płatności pod kątem 2027 r. Czy numer KSeF trafia do systemu, z którego robione są przelewy, i czy da się go wstawić w tytule.
- Nie rezygnować z planu certyfikatów, ale śledzić losy propozycji o tokenach. Kolejne konsultacje są zapowiedziane.
- Sprawdzić, czy UPO faktycznie się pobiera dla każdej wysłanej faktury, a nie tylko dla sesji. To luka, na którą warto zwrócić uwagę przy gotowym wdrożeniu.
- Zgłosić uwagi, jeżeli coś w codziennej pracy z systemem wyraźnie nie działa. Adres konsultacyjny jest otwarty, a resort deklaruje cykliczność.
Jeżeli faktury powstają w systemie sprzedażowym, subskrypcyjnym albo magazynowym i trafiają do pliku, ręczne przenoszenie ich do KSeF zwykle przestaje się opłacać przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie. Opisujemy ten scenariusz osobno w tekście o hurtowej wysyłce faktur do KSeF z pliku.
Stan prawny na 29 lipca 2026 r. Propozycje omówione w części o tokenach pochodzą z konsultacji Ministerstwa Finansów i nie stanowią obowiązującego prawa. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.