Pytanie wraca w biurach i w działach księgowości od kilku miesięcy: czy płacąc za fakturę trzeba już podawać numer KSeF w tytule przelewu? Krąży sporo sprzecznych informacji, w tym daty, które nie mają oparcia w przepisach.
Krótka odpowiedź: jeszcze nie, ale termin jest znany i bliższy niż się wydaje.
Stan na dziś: dobrowolnie
Do 31 grudnia 2026 r. podanie numeru KSeF w tytule przelewu jest dobrowolne. Przepis nie wymaga jeszcze takiego opisu, więc płatność opisana po staremu, numerem faktury albo numerem zamówienia, jest w porządku.
Krąży przy tym konkretna data, którą warto nazwać wprost: 1 sierpnia 2026 r. dla mechanizmu podzielonej płatności. Takiego terminu nie ma w przepisach. Jeżeli ktoś planuje wdrożenie pod tę datę, planuje pod informację, której nie potwierdza ani ustawa, ani komunikaty Ministerstwa Finansów.
Od 1 stycznia 2027 r.: obowiązek
Podstawą jest art. 108g ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z nim czynny podatnik VAT, który płaci za fakturę ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wystawioną przez innego czynnego podatnika VAT, ma obowiązek podać w tytule płatności numer identyfikujący tę fakturę w KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez system.
Obowiązek obejmuje płatności realizowane:
- poleceniem przelewu,
- poleceniem zapłaty,
- innym instrumentem płatniczym, który pozwala wskazać tytuł transferu środków.
Dotyczy on także sytuacji, w której za fakturę płaci podmiot inny niż nabywca. Jeżeli więc rozliczenie idzie przez spółkę matkę, faktora albo inny podmiot, obowiązek nie znika.
Mechanizm podzielonej płatności: ta sama data
To bywa mylone, bo split payment ma własne przepisy i własną historię. Tutaj jednak data jest ta sama.
Zgodnie z art. 108a ust. 3 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2027 r., w komunikacie przelewu MPP trzeba wskazać numer identyfikujący fakturę w KSeF. Przy płatności zbiorczej za kilka faktur od jednego wystawcy służy do tego identyfikator zbiorczy, który KSeF przypisuje do co najmniej dwóch faktur wystawionych przez jednego podatnika dla jednego odbiorcy.
Nie ma więc wcześniejszego terminu dla split payment. Kto usłyszał, że MPP rusza wcześniej, dostał błędną informację.
Czego nie trzeba oznaczać
Ustawa przewiduje wyjątki. Numeru KSeF nie podaje się, gdy:
- sprzedawca jest zwolniony z VAT,
- faktura nie mogła powstać w KSeF, bo system był niedostępny, i została wystawiona elektronicznie zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Przy obu wyjątkach jest jedna rzecz, której nie rozstrzygniemy za czytelnika. Podatnicy zwolnieni z VAT wchodzą do KSeF 1 stycznia 2027 r., czyli dokładnie w dniu startu obowiązku płatniczego, więc pytanie, na ile pierwszy wyjątek zachowa wtedy praktyczne znaczenie, jest otwarte. Podobnie faktura wystawiona w czasie awarii trafia do KSeF po jej ustaniu i dostaje numer, a przepis nie mówi wprost, czy od tego momentu płatność powinna być już oznaczana. W obu przypadkach warto potwierdzić stanowisko u doradcy, zamiast zakładać korzystną interpretację.
Co dokładnie wpisać
Numer nadany fakturze przez KSeF ma stałą budowę: NIP sprzedawcy, data, część szesnastkowa i dwa znaki kontrolne, rozdzielone myślnikami. Łącznie 35 znaków:
1234567890-20260802-A1B2C3D40000-7F
To istotne przy polu tytułu przelewu, bo 35 znaków zajmuje sporo miejsca, a numer musi trafić w całości. Sklejanie go z własnym opisem płatności bywa ryzykowne, jeżeli szablon obcina tekst.
Przy płatności zbiorczej w miejsce numeru wchodzi identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. To osobna wartość, a nie kilka numerów sklejonych w jednym polu.
Co to znaczy dla procesu płatności
Obowiązek wygląda na drobiazg redakcyjny, ale dotyka trzech miejsc naraz, i to zwykle trzech różnych systemów.
Numer musi w ogóle dotrzeć do osoby lub systemu robiącego przelew. Faktura zakupowa trafia do księgowości, ale numer KSeF nadaje system w momencie przyjęcia dokumentu. Jeżeli do rozrachunków wpisywany jest wyłącznie numer własny faktury sprzedawcy, w chwili płatności nie będzie czym wypełnić tytułu.
Pole tytułu musi pomieścić 35 znaków. Przy imporcie przelewów z pliku warto sprawdzić, czy szablon nie obcina tytułu i czy nie doklejamy do numeru własnego opisu, który wypchnie końcówkę.
Płatności zbiorcze wymagają identyfikatora zbiorczego. To osobna wartość z systemu, więc jeżeli dziś płacimy jednym przelewem za kilka faktur, ten scenariusz trzeba przetestować osobno.
Co zrobić teraz, a nie w grudniu
Zostało kilka miesięcy, i to jest dobra wiadomość, o ile czas zostanie wykorzystany. Sensowna kolejność:
- Sprawdzić, czy numer KSeF w ogóle jest zapisywany przy fakturach zakupowych, a nie tylko przy sprzedażowych.
- Sprawdzić, czy trafia do modułu płatności i czy da się go wstawić w tytuł przelewu bez ręcznego przepisywania.
- Przetestować płatność zbiorczą, bo to najmniej oczywisty przypadek i najczęściej wymaga zmiany po stronie systemu.
- Ustalić, co robimy przy awarii KSeF — kiedy wyjątek działa, a kiedy trzeba wrócić do oznaczania.
Zmiana rzadko jest do zrobienia w jeden wieczór, zwłaszcza gdy przelewy powstają z pliku eksportowanego z systemu sprzedażowego albo magazynowego.
Najczęstsze nieporozumienia
„Obowiązek w MPP rusza 1 sierpnia 2026 r.” Nie. Obowiązek podawania numeru KSeF w komunikacie przelewu MPP zaczyna się 1 stycznia 2027 r., razem ze zwykłymi przelewami. Sam mechanizm podzielonej płatności działa oczywiście od 2018 r. i nic się w tym nie zmienia.
„Skoro płacę zwykłym przelewem, mnie to nie dotyczy.” Dotyczy. Polecenie przelewu jest wprost wymienione w przepisie, obok polecenia zapłaty.
„Wystarczy numer faktury sprzedawcy.” Nie wystarczy. Przepis mówi o numerze nadanym przez KSeF albo o identyfikatorze zbiorczym, a to inne wartości niż numer własny sprzedawcy.
„To problem sprzedawcy.” Nie. Obowiązek spoczywa na płacącym, a więc na nabywcy, i obejmuje też sytuację, w której płatność realizuje ktoś inny niż nabywca.
Jeżeli faktury sprzedażowe powstają w systemie zewnętrznym i trafiają do KSeF z pliku, numer KSeF wraca do każdej z nich dopiero po przyjęciu przez system. Jak taka wysyłka wygląda w praktyce, pokazujemy na stronie o hurtowej wysyłce faktur do KSeF. Szerszy kontekst zmian w systemie zebraliśmy w artykule co w KSeF jest już przesądzone, a co dopiero propozycją.
Stan prawny na 2 sierpnia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.