Faktura dla gminy w KSeF: JST, jednostka podrzędna i Podmiot3

Firma cateringowa dowozi obiady do szkoły podstawowej. Umowę podpisała gmina, obiady odbiera szkoła, a jej księgowość czeka na fakturę. Na papierze wystarczał dopisek „Odbiorca: Szkoła Podstawowa nr 1” pod danymi nabywcy. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) sam dopisek niczego nie załatwia. Szkoła zobaczy fakturę w systemie tylko wtedy, gdy sprzedawca oznaczy ją w strukturze FA(3): znacznikiem JST w danych nabywcy i osobnym wpisem w sekcji Podmiot3 z rolą 8. Bez tego po stronie kupującego fakturę widzą tylko osoby uprawnione na poziomie całej gminy, a ktoś w urzędzie musi ją przekazać dalej.

Dlaczego nabywcą jest gmina, a nie szkoła

Punktem wyjścia jest wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 29 września 2015 r. w sprawie C-276/14 Gmina Wrocław. Trybunał uznał, że gminne jednostki budżetowe nie są podatnikami VAT, bo nie prowadzą działalności gospodarczej samodzielnie. Skutkiem była centralizacja rozliczeń VAT w samorządach.

Zasady centralizacji określa ustawa z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 280). Dalej nazywamy ją ustawą centralizacyjną. Dla sprzedawcy liczą się w niej trzy przepisy:

Art. 2 pkt 1 definiuje jednostkę organizacyjną. To utworzona przez JST samorządowa jednostka budżetowa lub samorządowy zakład budżetowy oraz urząd gminy, starostwo powiatowe i urząd marszałkowski.
Art. 3 zobowiązał JST do rozliczania podatku wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi najpóźniej od 1 stycznia 2017 r.
Art. 4 stanowi, że JST wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki jednostek, które wcześniej rozliczały się jako odrębni podatnicy.

Szkoła, przedszkole czy ośrodek pomocy społecznej, działające jako samorządowe jednostki budżetowe, nie są więc osobnymi podatnikami VAT. Podatnikiem jest gmina, powiat albo województwo, z jednym NIP-em na potrzeby VAT. Podręcznik KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów ujmuje to wprost: „Faktury powinny być wystawiane na JST, z ewentualnym wskazaniem danych jednostki podrzędnej, której dotyczy nabycie udokumentowane daną fakturą”.

Pułapka: szkoła może mieć własny NIP. MF wyjaśnia, że jednostka podrzędna ma go na przykład dlatego, że jako pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego. Ten numer nie czyni szkoły nabywcą w VAT. Na fakturze trafia do Podmiot3, nie do Podmiot2.

Centralizacja obejmuje tylko jednostki z art. 2 pkt 1. Spółka komunalna do nich nie należy, bo to odrębna spółka prawa handlowego. Nie należy też samorządowa instytucja kultury, która uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru (art. 14 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). Fakturę dla takich podmiotów wystawia się na ich własne dane, a znacznik JST ma wartość 2.

Kto jest kim na fakturze dla JST

Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga na fakturze „imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy”. Pkt 5 dodaje numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. Przy zakupie realizowanym przez gminę na rzecz szkoły role rozkładają się tak:

Rola	Kto	Gdzie w FA(3)
Sprzedawca	Twój klient, np. firma cateringowa	`Podmiot1`
Nabywca	gmina (powiat, województwo) z NIP-em używanym na potrzeby VAT	`Podmiot2`, znacznik `JST` = `1`
Odbiorca	jednostka: szkoła, przedszkole, OPS	`Podmiot3`, `Rola` = `8`

Błąd, którego trzeba unikać: NIP szkoły w danych nabywcy. Faktury przyjętej przez KSeF nie da się po prostu poprawić. MF w pytaniach i odpowiedziach do KSeF 2.0 zaleca w takiej sytuacji „wystawić fakturę korygującą do zera z błędnym NIP nabywcy oraz nową fakturę pierwotną z poprawnym numerem NIP nabywcy” (MF, pytania i odpowiedzi KSeF 2.0). Jak to przeprowadzić, opisujemy w tekście o korekcie faktury w KSeF.

FA(3): znacznik JST i Podmiot3 z rolą 8

W sekcji Podmiot2 struktura FA(3) ma dwa obowiązkowe znaczniki: JST i GV. Każda faktura ma w nich wartość 1 albo 2, także faktura dla zwykłej firmy. Opis pola JST w schemacie XSD mówi, że wartość 1 oznacza fakturę dotyczącą jednostki podrzędnej JST. Wtedy, aby udostępnić ją tej jednostce, „należy wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP lub ID-Wew i określić rolę jako 8”.

Wpis jednostki w Podmiot3 składa się z trzech części:

DaneIdentyfikacyjne: NIP jednostki albo IDWew, a po nim Nazwa,
Adres: KodKraju i AdresL1 (MF opisuje dane adresowe jednostki jako nieobowiązkowe),
Rola z wartością 8, w schemacie opisaną jako „Jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca”.

Podmiot3 może wystąpić na jednej fakturze do 100 razy, więc jednostka mieści się obok innych podmiotów trzecich, na przykład faktora. Pełną mapę sekcji znajdziesz w tekście o strukturze FA(3), a rolę faktora opisujemy w artykule faktoring a KSeF.

NIP jednostki czy IDWew

MF przewiduje dla samorządów dwa modele uprawnień. Od wyboru gminy zależy, co wpisać w Podmiot3.

Model uprawnień dedykowany JST. W Podmiot3 wpisuje się NIP jednostki. MF stawia warunek po stronie gminy: uprawnienia działają, gdy numery NIP jednostek podrzędnych są wskazane w formularzu NIP-2 złożonym przez JST (Podręcznik KSeF 2.0, cz. IV).

Model z identyfikatorem wewnętrznym (IDWew). Identyfikator generuje w KSeF sam podatnik. Składa się z NIP podatnika i ciągu cyfr. Schemat FA(3) przyjmuje go w formacie: dziesięć cyfr NIP, myślnik, pięć cyfr. Podręcznik MF podaje przykład 1111111111-33334. Ten model przydaje się jednostkom, które nie mają własnego NIP. MF odpowiada też wprost: jeśli gmina korzysta z modelu IDWew, na fakturze trzeba posługiwać się identyfikatorem wewnętrznym jednostki, a nie jej NIP-em.

Wniosek dla sprzedawcy jest prosty. IDWew nie da się wyliczyć ani zgadnąć. Przy umowie albo zamówieniu zapytaj gminę, czym jednostka ma być oznaczona w KSeF: własnym NIP-em czy identyfikatorem wewnętrznym.

Czego nie mylić: rola 7 i znacznik GV

Rola 7, „Jednostka samorządu terytorialnego - wystawca”, dotyczy kierunku odwrotnego. Gdy gmina sprzedaje coś przez swoją szkołę, sprzedawcą w Podmiot1 pozostaje gmina z NIP-em gminy, a szkoła trafia do Podmiot3 z rolą 7. Tak wypełniono przykład 9 w broszurze MF o strukturze FA(3). Dzięki temu fakturę sprzedażową gminy może wystawić osoba uprawniona w ramach szkoły.

Znacznik GV obok JST dotyczy grupy VAT (art. 15a ustawy o VAT). Członka grupy wskazuje się w Podmiot3 z rolą 10 jako odbiorcę albo z rolą 9 jako wystawcę. To osobny mechanizm, niezwiązany z centralizacją w samorządach. Jeśli nabywca nie jest członkiem grupy VAT, GV ma wartość 2.

Co się dzieje, gdy znacznika JST zabraknie

MF nie opisuje, żeby KSeF odrzucał fakturę dla gminy bez Podmiot3. Skutek dotyczy czegoś innego: dostępu do faktury.

W modelu JST administrator jednostki podrzędnej i osoby przez niego uprawnione mają dostęp do faktur, w których ta jednostka występuje jako Podmiot3. Na pytanie, czy ośrodek pomocy społecznej widzi wszystkie faktury wystawione na NIP gminy, MF odpowiada, że osoby uprawnione tylko w kontekście OPS mają dostęp „wyłącznie do faktur, w których wystąpiły dane OPS np. w roli odbiorcy” (MF, JST w KSeF).

Faktura bez Podmiot3 trafia więc tylko do osób uprawnionych na poziomie NIP-u gminy. W urzędzie ktoś musi ją znaleźć, ustalić, której jednostki dotyczy, i przekazać dalej. W gminie z kilkudziesięcioma jednostkami to realna praca, a termin płatności w tym czasie biegnie.

Ministerstwo zna ten problem. W podręczniku KSeF zachęca, aby programy komercyjne miały „mechanizmy sugerujące konieczność wypełnienia sekcji Podmiot3”, gdy w Podmiot2 wskazano jednostkę podrzędną JST. Podobne rozwiązanie ma bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.

Jeśli szkoła nie widzi faktury mimo poprawnego Podmiot3, sprawdzenie zaczyna się po stronie gminy. W modelu JST warunkiem jest NIP szkoły w formularzu NIP-2 gminy, a w modelu IDWew identyfikator wewnętrzny zamiast NIP-u.

Przykład: obiady dla szkoły podstawowej

Smaczna Przerwa sp. z o.o. (NIP 5213847094) ma z Gminą Przykładowo (NIP 7962987651) umowę na obiady dla Szkoły Podstawowej nr 1 w Przykładowie. Szkoła ma własny NIP 7594128367. Gmina wskazała go w NIP-2 i pracuje w modelu uprawnień dedykowanym JST.

We wrześniu 2026 r. firma wydała 3 000 obiadów po 9,80 zł netto:

3 000 × 9,80 zł = 29 400,00 zł netto

Stawkę VAT ustalasz tak samo jak na każdej innej fakturze. Znacznik JST jej nie zmienia. Zmieniają się tylko dane stron:

Podmiot1: Smaczna Przerwa sp. z o.o., NIP 5213847094,
Podmiot2: Gmina Przykładowo, NIP 7962987651, JST = 1, GV = 2,
Podmiot3: Szkoła Podstawowa nr 1 w Przykładowie, NIP 7594128367, Rola = 8.

Fragment XML dla nabywcy i odbiorcy, bez prefiksu przestrzeni nazw, z kolejnością elementów zgodną ze schematem:

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <NIP>7962987651</NIP>
    <Nazwa>Gmina Przykładowo</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>PL</KodKraju>
    <AdresL1>ul. Ratuszowa 1, 11-111 Przykładowo</AdresL1>
  </Adres>
  <JST>1</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>
<Podmiot3>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <NIP>7594128367</NIP>
    <Nazwa>Szkoła Podstawowa nr 1 w Przykładowie</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>PL</KodKraju>
    <AdresL1>ul. Szkolna 5, 11-111 Przykładowo</AdresL1>
  </Adres>
  <Rola>8</Rola>
</Podmiot3>

Na co zwrócić uwagę w tym fragmencie. JST i GV stoją na końcu Podmiot2, po adresie. Podmiot3 następuje po Podmiot2, przed sekcją Fa. Rola stoi po Adres. Pełny dokument z tymi danymi sprawdziliśmy na oficjalnym schemacie XSD.

Po wysłaniu fakturę widzi sprzedawca, osoby uprawnione w kontekście NIP-u gminy i osoby uprawnione w ramach szkoły. Gdyby gmina pracowała w modelu IDWew, w Podmiot3 zamiast elementu NIP pojawiłby się element IDWew z identyfikatorem, który gmina wygenerowała dla szkoły w KSeF. Gdzie szkoła znajdzie taką fakturę w Aplikacji Podatnika, pokazujemy w tekście jak pobrać fakturę z KSeF.

Jak to wygląda w FakturaFlow

W oknie „Popraw dane faktury”, na zakładce „Nabywca”, jest pole „Faktura dla jednostki samorządu terytorialnego (JST)”. W danych nabywcy wpisujesz gminę i jej NIP. Po zaznaczeniu pola pojawiają się trzy kolejne: „NIP jednostki” (własny NIP jednostki albo identyfikator wewnętrzny w formacie NIP-12345), „Nazwa jednostki” i nieobowiązkowy „Adres jednostki”. FakturaFlow zapisuje wtedy w Podmiot2 znacznik JST = 1 i dodaje Podmiot3 z rolą 8, a gdy w polu jest identyfikator wewnętrzny, używa elementu IDWew zamiast NIP. Bez zaznaczenia faktura ma JST = 2. Jeśli wystawca ma włączony faktoring, faktura dostaje dwie sekcje Podmiot3: jednostkę z rolą 8 i faktora z rolą 1. O tym, czy faktura dotyczy jednostki gminy, decydujesz sam: system nie odczytuje tego z wgranego pliku.

Najczęstsze pytania

Czy fakturę za obiady dla szkoły wystawia się na NIP szkoły?

Nie, jeśli szkoła jest samorządową jednostką budżetową. Nabywcą w VAT jest gmina, więc w Podmiot2 wpisujesz gminę i NIP, którym posługuje się na potrzeby VAT. Szkoła trafia do Podmiot3 z rolą 8.

Skąd sprzedawca ma wziąć IDWew jednostki?

Od gminy albo od samej jednostki. Identyfikator generuje w KSeF podatnik, czyli JST. Najprościej ustalić go przy umowie lub zamówieniu, razem z pytaniem, czy gmina pracuje w modelu z NIP jednostek, czy z IDWew.

Faktura poszła na NIP szkoły jako nabywcy. Co teraz?

MF zaleca fakturę korygującą do zera z błędnym NIP nabywcy i nową fakturę z poprawnym NIP-em. Na nowej fakturze gmina trafia do Podmiot2, a szkoła do Podmiot3. Dlaczego w KSeF nie da się po prostu anulować faktury, wyjaśniamy w tekście o anulowaniu faktury w KSeF.

Czy znacznik JST dotyczy spółki komunalnej albo instytucji kultury?

Nie. Spółka komunalna to odrębna spółka prawa handlowego, a instytucja kultury ma własną osobowość prawną. Żadna z nich nie mieści się w katalogu jednostek z art. 2 pkt 1 ustawy centralizacyjnej. Fakturę wystawiasz na ich własne dane, z JST = 2.

Jeśli Twoje biuro obsługuje dostawców gmin i szkół, sprawdź jedną taką fakturę na własnych danych. Rozpocznij za darmo.

Stan prawny na wrzesień 2026 r. Artykuł nie stanowi porady podatkowej. Aktualne brzmienie przepisów sprawdzisz w ustawie o VAT i na ksef.podatki.gov.pl.