Od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy czynni podatnicy VAT wystawiają faktury w KSeF (najwięksi podatnicy już od 1 lutego 2026 r.), a od 1 stycznia 2027 r. dołączą najmniejsze firmy. Nic dziwnego, że księgowi i przedsiębiorcy pytają, co z proformami: skoro „wszystko” idzie do KSeF, to czy proforma też? Nie — i to jest jedna z niewielu odpowiedzi w temacie KSeF, która jest krótka, jednoznaczna i potwierdzona wprost przez Ministerstwo Finansów. W tym artykule pokazujemy, dlaczego tak jest, jak wygląda poprawny obieg dokumentów, gdy klient płaci na podstawie proformy, i dlaczego nie wolno „testowo” wysyłać proformy do KSeF.
Krótka odpowiedź: proforma nie trafia do KSeF
W oficjalnych pytaniach i odpowiedziach o KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów odpowiada wprost:
„Nie. W rozumieniu ustawy o VAT «proforma» nie jest fakturą. Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się w KSeF.”
To załatwia sprawę na poziomie obowiązku: proformy nie ma w KSeF, nie da się jej tam wystawić i nikt tego nie wymaga — ani teraz, ani po kolejnych etapach wdrożenia. Obowiązek KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych w schemacie FA(3), a proforma fakturą nie jest, nawet jeśli wygląda identycznie i zawiera wszystkie te same dane.
Dlaczego proforma nie jest fakturą
Proforma to dokument handlowy, nie księgowy. W praktyce pełni rolę oferty, wezwania do zapłaty albo podstawy do przedpłaty: pokazuje klientowi, ile i za co ma zapłacić, zanim dojdzie do sprzedaży. Z punktu widzenia VAT proforma:
- nie dokumentuje sprzedaży — jej wystawienie nie oznacza, że transakcja doszła do skutku,
- nie jest podstawą do odliczenia VAT — nabywca nie odliczy podatku z proformy; do tego potrzebna jest faktura,
- nie wchodzi do ewidencji VAT ani do JPK — księgowo jest neutralna,
- nie podlega przepisom o fakturowaniu — nie obowiązują jej terminy wystawiania ani obowiązkowe elementy faktury.
Właśnie dlatego KSeF jej „nie widzi”. System przyjmuje wyłącznie dokumenty, które są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Cała reszta obiegu handlowego — oferty, zamówienia, proformy, potwierdzenia — zostaje tam, gdzie była: w mailach, PDF-ach i systemach handlowych.
Co się zmienia w praktyce? Nic
Proformę po 1 kwietnia 2026 r. wystawia się dokładnie tak samo jak wcześniej: w programie do fakturowania, w systemie handlowym albo w arkuszu, i wysyła klientowi mailem jako PDF. Nie trzeba jej nigdzie zgłaszać, oznaczać ani numerować w KSeF. Nie ma też kodu QR — to element faktur wystawionych w KSeF, o którym piszemy w artykule o kodzie QR na fakturze.
Warto tylko zadbać o dwie rzeczy porządkowe:
- Wyraźne oznaczenie dokumentu. Napis „Faktura proforma” powinien być jednoznaczny, żeby klient nie potraktował dokumentu jak faktury i nie próbował na jego podstawie księgować zakupu.
- Odrębna numeracja. Proformy najlepiej numerować osobną serią (np. PRO/2026/001), niezależną od numeracji faktur. To eliminuje wrażenie „dziur” w numeracji faktur i ułatwia dopasowanie proformy do późniejszej faktury.
Klient zapłacił proformę? Teraz wchodzi KSeF
Proforma żyje poza KSeF, ale to, co dzieje się po niej — już nie. Jeśli na podstawie proformy klient wpłaci zaliczkę lub całość kwoty przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi, u sprzedawcy co do zasady powstaje obowiązek udokumentowania tej wpłaty fakturą (w obrocie z konsumentami — na ich żądanie, a ustawa przewiduje też inne wyjątki) — i ta faktura musi już powstać w KSeF, w schemacie FA(3).
Typowy obieg wygląda więc tak:
- Proforma — wystawiana poza KSeF, wysyłana klientowi mailem.
- Wpłata klienta — na podstawie proformy.
- Faktura zaliczkowa w KSeF — dokumentuje otrzymaną wpłatę; jak ją poprawnie wystawić w FA(3), opisujemy w artykule o fakturze zaliczkowej w KSeF.
- Faktura końcowa w KSeF — po dostawie lub wykonaniu usługi, jeśli zaliczka nie pokryła całości.
Najczęstszy błąd w tym obiegu to potraktowanie proformy jako „już wystawionej faktury” i niewystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu wpłaty. Proforma nie zdejmuje tego obowiązku — jest handlową zapowiedzią, a nie dokumentem rozliczeniowym.
Pułapka: w KSeF nie ma trybu „roboczego”
Skoro proformy nie da się wysłać do KSeF, to co się stanie, gdy ktoś spróbuje? Tu kryje się najpoważniejsza pułapka tego tematu. KSeF nie ma statusu „proforma”, „szkic” ani „do akceptacji”. Każdy plik XML w schemacie FA(3), który system przyjmie i któremu nada numer KSeF, jest pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną, której nie da się już z systemu wycofać.
A wystawionej faktury nie da się z KSeF wycofać: system nie przewiduje edycji, anulowania ani usuwania dokumentów. Jedyną drogą naprawy jest faktura korygująca, w skrajnym przypadku korekta „do zera”. Piszemy o tym szerzej w artykułach o anulowaniu faktury w KSeF i korekcie faktury w KSeF.
Wniosek jest prosty: dokument, który ma pełnić rolę proformy, nie może nigdy trafić do wysyłki KSeF. Jeśli w firmie lub biurze proformy i faktury powstają w tym samym systemie, warto upewnić się, że proformy są technicznie odseparowane od kolejki wysyłkowej — a nie odróżniane wyłącznie nazwą.
Procedura na biuro
Dla biura rachunkowego temat proform sprowadza się do kilku punktów kontrolnych:
- Edukacja klientów. Klienci często wysyłają do biura proformy jako „faktury zakupu”. Warto przypominać, że z proformy nie odliczą VAT i że dokumentem księgowym jest dopiero faktura z KSeF.
- Kontrola zaliczek. Jeśli klient przyjmuje wpłaty na podstawie proform, biuro powinno pilnować, czy za każdą wpłatą poszła faktura zaliczkowa w KSeF.
- Separacja w systemach. Przy imporcie danych z systemów klientów (Excel, CSV, eksporty z programów handlowych) proformy nie mogą trafić do partii wysyłanej do KSeF. Przed hurtową wysyłką warto sprawdzić plik pod tym kątem — na przykład walidatorem FA(3).
- Bez paniki przy wdrożeniu. Proformy nie wymagają żadnych zmian procesowych pod KSeF. Zmienia się tylko to, co dzieje się po nich.
Najczęstsze pytania
Czy faktura proforma musi być wystawiona w KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów potwierdza, że proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i jej wystawianie nie odbywa się w KSeF. Dotyczy to wszystkich etapów wdrożenia — także po 1 kwietnia 2026 r. i po 1 stycznia 2027 r.
Czy z proformy można odliczyć VAT?
Nie. Prawo do odliczenia daje dopiero faktura. Nabywca, który dostał proformę i zapłacił, powinien otrzymać fakturę zaliczkową lub końcową wystawioną w KSeF.
Czy proforma ma numer KSeF albo kod QR?
Nie. Numer KSeF i kod QR dotyczą wyłącznie faktur ustrukturyzowanych wystawionych w systemie. Proforma pozostaje zwykłym dokumentem handlowym bez tych elementów.
Co jeśli proforma przez pomyłkę trafiła do KSeF?
Jeśli system przyjął dokument i nadał mu numer KSeF, w systemie widnieje faktura ustrukturyzowana, której nie da się edytować ani usunąć — niezależnie od intencji wystawcy. Trzeba ją skorygować, zwykle korektą „do zera”, i poinformować nabywcę. Dlatego separacja proform od kolejki wysyłkowej jest tak ważna.
Czy po wdrożeniu KSeF proformy w ogóle mają jeszcze sens?
Tak. Nadal są wygodnym narzędziem ofertowym i podstawą do przedpłat. KSeF niczego tu nie zabrania — porządkuje tylko to, co dzieje się po wpłacie klienta.
Podsumowanie
Faktura proforma nie trafia do KSeF — Ministerstwo Finansów potwierdza to wprost: proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Wystawia się ją po staremu, poza systemem, bez numeru KSeF i bez kodu QR. Obowiązki zaczynają się dopiero po wpłacie klienta: wtedy musi powstać faktura zaliczkowa w KSeF, a po dostawie — faktura końcowa. Jedyna realna pułapka to wysłanie dokumentu „proformowego” do KSeF: system nie zna trybu roboczego i każdy przyjęty dokument staje się pełnoprawną fakturą, którą można naprawić już tylko korektą. Kto oddzieli proformy od kolejki wysyłkowej i dopilnuje zaliczek, ten może o temacie zapomnieć.
Artykuł ma charakter informacyjny (stan prawny na lipiec 2026 r.) i nie stanowi porady podatkowej. Aktualne brzmienie przepisów oraz terminy sprawdź w ustawie o VAT i komunikatach Ministerstwa Finansów (gov.pl/web/finanse).