Wielu małych przedsiębiorców i sklepów uważa, że KSeF już ich obowiązuje w całości. Inni sądzą, że rok 2027 nic w ich pracy nie zmieni. Obie opinie mijają się z prawdą.
Do 31 grudnia 2026 r. działają dwa wyjątki. Pierwszy zwalnia z KSeF małe firmy poniżej pewnego progu sprzedaży. Drugi zwalnia faktury wystawiane przy pomocy kas rejestrujących oraz paragony z NIP do 450 zł. Ministerstwo Finansów potwierdza to w odpowiedzi z 15 września 2026 r. na interpelację poselską nr 19230. Pisze wprost: „Co istotne, do końca 2026 roku część podatników, u których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto) nie jest zobowiązana do korzystania z KSeF. Dodatkowo również do końca 2026 r. możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.”
Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki się kończą. Do systemu dołączają najmniejsi podatnicy oraz faktury, które dziś powstają przy kasie fiskalnej. To ostatni etap harmonogramu, który zaczął się już w lutym 2026 r. Pełną oś czasu opisujemy w harmonogramie wdrożenia KSeF.
Kto dołącza do KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Firmy poniżej limitu 10 000 zł miesięcznie (art. 145m)
Podstawą jest art. 145m ustawy o VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe zamiast ustrukturyzowanych, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika i miesięczny obrót przestaje mieć znaczenie.
Jest tu pułapka, o której warto pamiętać już teraz. Prawo do wystawiania faktur poza KSeF nie znika dopiero z nowym rokiem. Znika w chwili, gdy w danym miesiącu przekroczysz próg 10 000 zł. Ustawa mówi wprost, że podatnik traci to prawo „począwszy od faktury, którą przekroczono wartość” 10 000 zł, czyli od faktury, z którą suma w danym miesiącu przekroczyła próg.
Przykład. Mały warsztat samochodowy wystawia w listopadzie 2026 r. faktury na łączną kwotę 9 200 zł brutto, więc może fakturować poza KSeF. W grudniu 2026 r. dochodzi jedno większe zlecenie i suma faktur w tym miesiącu sięga 11 500 zł. Ta faktura, która przekroczyła próg, i każda kolejna muszą już powstać w KSeF, mimo że kalendarzowo wyjątek formalnie trwa jeszcze do końca roku.
Kasy fiskalne i paragony z NIP (art. 145n)
To drugi przepis, art. 145n ustawy o VAT. Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej, a paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł jest wtedy traktowany jak faktura uproszczona, bez obowiązku wysyłki do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ta furtka się zamyka.
Przykład. Sklep budowlany sprzedaje materiały firmie budowlanej i drukuje paragon z NIP na kwotę 380 zł. Do końca 2026 r. taki paragon wystarcza, traktuje się go jak fakturę. Od stycznia 2027 r. do tej samej transakcji trzeba wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, sam paragon już nie zastąpi tego dokumentu.
Szerzej o tym, jak kasy fiskalne i KSeF działają obok siebie, piszemy w tekście o KSeF a kasa fiskalna.
Co jeszcze zmienia się od 1 stycznia 2027 r.
Ta sama data uruchamia jeszcze jeden przepis, niezwiązany z końcem wyjątków. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci za fakturę ustrukturyzowaną wystawioną przez innego czynnego podatnika, musi podać w tytule przelewu numer KSeF tej faktury albo identyfikator zbiorczy. Obowiązek obejmuje też mechanizm podzielonej płatności. Szczegóły, wyjątki i przykłady opisujemy w tekście o numerze KSeF w przelewie, tutaj tylko odnotowujemy datę.
Z tym samym obowiązkiem wiąże się zmiana techniczna po stronie systemu. Ministerstwo zapowiada, że możliwość generowania identyfikatora zbiorczego pojawi się w API KSeF 2.0 na środowisku testowym w trzecim lub czwartym kwartale 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. identyfikator zacznie być używany przy płatnościach zbiorczych za kilka faktur od jednego wystawcy.
Kary: zapowiedź, nie przepis
Sankcje z art. 106ni ustawy o VAT miały zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Górne granice kary i sposób jej liczenia opisujemy ze szczegółami i przykładami w tekście o karach za niewystawienie faktury w KSeF. Tutaj ważniejsze jest to, co dzieje się z terminem ich stosowania.
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło na gov.pl/web/kas plan wydłużenia okresu bez kar do 31 grudnia 2027 r. To zapowiedź, nie prawo. Zmiana wymaga nowelizacji ustawy o VAT, a na dziś taka nowelizacja nie została uchwalona. Odpowiedź na interpelację nr 19230 potwierdza jedynie, że „W 2026 roku istotny jest również fakt braku karania podatników za błędy w KSeF”, i nie przesądza nic o 2027 r.
Praktyczny wniosek: planuj tak, jakby kary od 1 stycznia 2027 r. faktycznie zaczęły obowiązywać. Jeśli ustawa się zmieni, to dobra wiadomość, a nie coś, na czym warto się wcześniej opierać.
Tokeny po 2026 roku
Tu jest najwięcej nieporozumień. Pierwotny plan zakładał, że token zniknie z końcem 2026 r., a zastąpi go certyfikat KSeF. Ministerstwo Finansów zmieniło stanowisko. Na stronie „Certyfikaty KSeF”, zaktualizowanej 1 września 2026 r., resort pisze wprost: „Tokeny wg pierwotnych założeń miały być dostępne jako metoda uwierzytelnienia do końca 2026 r.” Zgodnie z decyzją Ministerstwa Finansów, która uwzględnia potrzeby przedsiębiorców i dostawców oprogramowania, tokeny zostaną jednak utrzymane bezterminowo. Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF ma zostać w tym zakresie znowelizowane, więc formalnie jest to zapowiedź, nie jeszcze obowiązujący przepis.
Odpowiedź na interpelację nr 19230 dodaje kolejny wątek, tym razem jako propozycję bez daty. Ministerstwo rozważa wprowadzenie terminu ważności tokenów, od 1 do 365 dni, oraz opcji automatycznego odnawiania tokenu po wcześniejszej zgodzie właściciela. „Aktualnie trwają wewnętrzne uzgodnienia dotyczące terminu wdrożenia proponowanych rozwiązań”, pisze resort. Kierunek jest więc znany, data nie.
Dla firm, które korzystają z tokenu w programie księgowym, to dobra wiadomość: nie trzeba pędzić z migracją na certyfikat przed końcem roku. Oba rozwiązania działają obok siebie, nie zamiast siebie. Jak wygenerować i odnowić token, opisujemy w tekście o tokenie KSeF, a różnice między tokenem a certyfikatem w poradniku o certyfikacie KSeF.
Inne plany ministerstwa na 2027 rok
Odpowiedź na interpelację nr 19230 wspomina jeszcze o dwóch kierunkach rozwoju, bez konkretnych dat poza jednym wyjątkiem.
Pierwszy to wystawianie faktur w trybie offline w Aplikacji Mobilnej KSeF. Ministerstwo pisze: „W 2027 r. planowane jest wprowadzenie w Aplikacji Mobilnej KSeF możliwości wystawiania faktur w trybie offline.” To coś innego niż istniejące już tryby offline (offline24, niedostępność systemu, awaria), które opisujemy w tekście o awariach i trybach offline KSeF. Rok 2027 to jedyna konkretna data w tym fragmencie odpowiedzi, więc warto traktować ją jako kierunek, nie zobowiązanie na konkretny miesiąc.
Drugi to certyfikaty KSeF wydawane na tzw. identyfikator wewnętrzny, przeznaczone dla podmiotów „o rozbudowanej strukturze wewnętrznej”, czyli dużych organizacji z wieloma jednostkami. Tu ministerstwo nie podaje żadnej daty.
Zmiany od 1 stycznia 2027 r. w jednej tabeli
| Zmiana | Kogo dotyczy | Status |
|---|---|---|
| Koniec wyjątku do 10 000 zł miesięcznie (art. 145m) | najmniejsi podatnicy VAT | przepis |
| Koniec wyjątku dla kas fiskalnych i paragonów z NIP (art. 145n) | sprzedaż B2B rejestrowana na kasie | przepis |
| Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w tytule przelewu (art. 108g, art. 108a ust. 3) | czynni podatnicy VAT płacący za faktury | przepis |
| Identyfikator zbiorczy w API KSeF 2.0, testy w 3. lub 4. kwartale 2026 r. | dostawcy oprogramowania, płatności zbiorcze | zapowiedź |
| Kary z art. 106ni od 1 stycznia 2027 r. | wszyscy podatnicy objęci KSeF | przepis (termin objęty zapowiedzią przesunięcia) |
| Przesunięcie kar do 31 grudnia 2027 r. | wszyscy podatnicy objęci KSeF | zapowiedź |
| Tokeny utrzymane bezterminowo | użytkownicy tokenów w programach księgowych | zapowiedź |
| Ważność tokenu od 1 do 365 dni i automatyczne odnowienie | jak wyżej | propozycja |
| Offline w Aplikacji Mobilnej KSeF, w 2027 r. | użytkownicy aplikacji mobilnej | zapowiedź |
| Certyfikaty na identyfikator wewnętrzny, bez daty | duże podmioty z wieloma jednostkami | zapowiedź |
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.
- Sprawdź, czy Twoja firma korzystała z wyjątku do 10 000 zł albo z faktur przez kasę fiskalną. Jeśli tak, od stycznia potrzebujesz pełnego dostępu do KSeF: uprawnień, sposobu logowania i programu do wysyłki.
- Policz, ile faktur miesięcznie wystawiasz dziś poza KSeF. To da Ci obraz skali, z którą zmierzysz się od nowego roku.
- Zaktualizuj proces przy kasie fiskalnej. Paragon z NIP przestaje wystarczać w sprzedaży B2B, więc sprzedawca musi wiedzieć, kiedy zamiast paragonu trzeba wystawić fakturę w KSeF.
- Sprawdź, czy system, z którego robisz przelewy, pozwoli wpisać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w tytule płatności.
- Nie planuj rezygnacji z tokenu tylko dlatego, że miał zniknąć z końcem 2026 r. Decyzja MF go utrzymuje, więc migracja na certyfikat może poczekać.
- Biuro rachunkowe z wieloma małymi klientami powinno policzyć, ilu z nich dołącza do KSeF dopiero od stycznia 2027 r., i przygotować dla nich jeden wspólny proces zamiast wdrażania każdego osobno w grudniu. Przy kilkudziesięciu takich klientach ręczne wystawianie faktur pojedynczo szybko przestaje się opłacać, tu pomaga hurtowa wysyłka z pliku, jak w FakturaFlow.
- Zaplanuj termin instrukcji lub szkolenia dla klientów albo pracowników najpóźniej na listopad 2026 r. Grudzień jest zwykle najgorszym miesiącem na wdrażanie czegokolwiek nowego.
Stan prawny na 21 września 2026 r., na podstawie ustawy o VAT (art. 145m i art. 145n w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203, oraz art. 106ni, art. 108a i art. 108g), odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 15 września 2026 r. na interpelację poselską nr 19230 oraz strony MF „Certyfikaty KSeF” (stan na 1 września 2026 r.). Zapowiedzi i propozycje opisane wyżej nie są obowiązującym prawem. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.