Hurtownia wysyła do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) fakturę na 20 smartfonów za 24 600 zł brutto. W polu P_18A zostaje „2”, bo tak program ustawiał przy wszystkich wcześniejszych fakturach. Kupujący płaci zwykłym przelewem. Przy kontroli urząd może ustalić sprzedawcy dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30 proc. VAT z tej faktury. Kupującego czeka podobna sankcja, jeśli sprzedawca nie rozliczy podatku. Na fakturze ustrukturyzowanej oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” nie jest dopiskiem w stopce. To jedno pole w strukturze FA(3), które trzeba ustawić świadomie, faktura po fakturze.
Kiedy faktura musi mieć oznaczenie MPP
Obowiązek wynika z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT. Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” muszą się znaleźć na fakturze, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:
- Kwota należności ogółem, czyli wartość brutto całej faktury, przekracza 15 000 zł lub jej równowartość w walucie obcej.
- Faktura obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
- Dostawa lub usługa jest wykonana na rzecz podatnika.
Słowo „przekracza” ma znaczenie. Faktura na równe 15 000,00 zł brutto obowiązku nie rodzi. Ministerstwo Finansów pisze wprost, że MPP nie trzeba stosować przy fakturach „na kwotę niższą lub równą 15 tys. zł brutto” (podatki.gov.pl: Mechanizm podzielonej płatności).
Liczy się brutto całej faktury, a nie tylko pozycji z załącznika. Wystarczy jedna taka pozycja. W objaśnieniach podatkowych z 23 grudnia 2019 r. MF podaje przykład: faktura powyżej 15 000 zł brutto zawiera jedną pozycję z załącznika na 3 000 zł netto i 690 zł VAT. Obowiązek zapłaty w MPP obejmuje wtedy kwotę 690 zł, czyli VAT z tej konkretnej pozycji.
Załącznik nr 15 liczy 150 pozycji opisanych symbolami PKWiU. MF wymienia wśród nich usługi budowlane, paliwa, stal, złom, metale, folię stretch, tablety, smartfony, konsole, części samochodowe, węgiel oraz maszyny i urządzenia elektryczne. Telefony komórkowe, w tym smartfony, to poz. 63. MPP nie dotyczy sprzedaży konsumentom ani faktur bez kwoty VAT, na przykład od podatników zwolnionych.
Faktura w walucie obcej
Kwotę w walucie przelicza się na złote według tych samych zasad, co podstawę opodatkowania. Tak stanowi sam art. 106e ust. 1 pkt 18a, a zasady są w art. 31a. Podstawowa reguła to kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego. Gdy faktura została wystawiona wcześniej, bierze się kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem jej wystawienia. Art. 31a przewiduje też warianty, między innymi kurs EBC i osobną regułę dla faktur ustrukturyzowanych. Omawiamy je w tekście o fakturze w walucie obcej w KSeF.
Sama zapłata w MPP odbywa się tylko w złotych (art. 108a ust. 3). Kwota VAT na fakturze walutowej też jest wykazana w złotych (art. 106e ust. 11), w FA(3) w polach P_14_xW, na przykład P_14_1W. MF wyjaśnia, że w takiej transakcji robi się dwie płatności: VAT w złotych komunikatem MPP na rachunek VAT, a kwotę netto osobnym przelewem w walucie albo w inny sposób.
Nabywca płaci w MPP, nawet gdy oznaczenia brakuje
Obowiązek nabywcy ma własną podstawę. Art. 108a ust. 1a stanowi, że przy płatności za towary lub usługi z załącznika nr 15, udokumentowane fakturą powyżej 15 000 zł brutto, „podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności”. Przepis nie uzależnia tego od oznaczenia na fakturze. MF w objaśnieniach potwierdza: nabywca, który dostał fakturę bez oznaczenia, i tak płaci w MPP, bo to on inicjuje przelew. Sprzedawca z kolei musi taką płatność przyjąć (art. 108a ust. 1b).
W komunikacie przelewu MPP nabywca podaje cztery dane (art. 108a ust. 3): kwotę VAT, kwotę brutto, numer faktury i NIP dostawcy. Od 1 stycznia 2027 r. przy fakturze ustrukturyzowanej zamiast numeru nadanego przez sprzedawcę podaje się numer KSeF. MF potwierdza tę datę w pytaniach i odpowiedziach KSeF 2.0 (pytanie 43). Szczegóły opisaliśmy w tekście o numerze KSeF w przelewie.
MPP można też stosować dobrowolnie. Art. 108a ust. 1 pozwala zapłacić w ten sposób każdą fakturę z wykazaną kwotą VAT, bez względu na kwotę i towar. Decyduje nabywca. Dla kupującego towary z załącznika nr 15 ma to konkretny sens: za zaległości VAT dostawcy może on odpowiadać solidarnie (art. 105a ust. 1), a zapłata w MPP tę odpowiedzialność wyłącza (art. 105a ust. 3 pkt 6).
Sankcje: 30 proc. VAT dla sprzedawcy i dla nabywcy
Obie sankcje obowiązują w aktualnym tekście jednolitym ustawy (Dz.U. z 2025 r. poz. 775). Żadna późniejsza nowelizacja ich nie zmieniła.
Sprzedawca. Art. 106e ust. 12: gdy podatnik wystawi fakturę bez wymaganego oznaczenia, naczelnik urzędu skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30 proc. kwoty podatku przypadającej na towary lub usługi z załącznika nr 15 wykazane na tej fakturze. Sankcji nie ma, jeżeli ten VAT został zapłacony w MPP (ust. 13). Osobie fizycznej, która za ten sam czyn odpowiada za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania się nie ustala. MF zaznacza, że przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność grozi wtedy grzywna z Kodeksu karnego skarbowego.
Nabywca. Art. 108a ust. 7: kto zapłaci z naruszeniem obowiązku MPP, dostaje dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30 proc. VAT przypadającego na towary lub usługi z załącznika nr 15. Sankcji nie ma, jeżeli dostawca rozliczył cały VAT z tej faktury (ust. 8). Do tego dochodzi podatek dochodowy. Jeśli faktura miała oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca zapłacił z pominięciem MPP, tej części płatności nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów (art. 15d ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT, art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).
Brak oznaczenia naprawia się fakturą korygującą. MF wskazuje, że w interesie sprzedawcy jest uprzedzić nabywcę od razu, w dowolnej formie, nawet przed wystawieniem korekty, że faktura wymaga zapłaty w MPP. Jak wystawić korektę w KSeF, opisujemy w tekście o korekcie faktury w KSeF.
MPP w strukturze FA(3): P_18A, P_12_Zal_15 i GTU
Na fakturze ustrukturyzowanej oznaczenie MPP to pole P_18A w elemencie Fa/Adnotacje. Stoi po P_18 (odwrotne obciążenie), a przed elementem Zwolnienie. Pole jest obowiązkowe w każdej fakturze i przyjmuje wartość 1 albo 2. Według broszury MF o strukturze FA(3) „1” podaje się dla faktury spełniającej warunki z art. 106e ust. 1 pkt 18a, a w przeciwnym przypadku „2”.
P_12_Zal_15 to znacznik na poziomie pozycji (FaWiersz), umieszczony po stawce podatku (P_12). Broszura opisuje go jako pole fakultatywne. Wartość „1” podaje się przy sprzedaży towaru lub usługi z załącznika nr 15, „niezależnie czy transakcja podlega obowiązkowemu mechanizmowi podzielonej płatności czy nie podlega”. Faktura na jeden smartfon za 1 230,00 zł brutto może więc mieć P_12_Zal_15 = 1 i jednocześnie P_18A = 2. To nie jest sprzeczność.
GTU to oznaczenie grupy towarów na potrzeby JPK_VAT. W FA(3) też jest polem fakultatywnym. GTU_06 obejmuje urządzenia elektroniczne z poz. 7, 8, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 oraz folię stretch z poz. 9, więc smartfony dostają GTU_06. Kod GTU nie zależy od kwoty i nie zastępuje P_18A.
Schemat nie wie, co sprzedajesz. Przyjmie w P_18A zarówno 1, jak i 2. Za wybór odpowiada wystawca. Poniżej fragment faktury z przykładu z następnej sekcji. Kolejność elementów zgadza się z oficjalnym plikiem XSD, a cały dokument przeszedł walidację schematem FA(3).
<Adnotacje>
<P_16>2</P_16>
<P_17>2</P_17>
<P_18>2</P_18>
<P_18A>1</P_18A>
<Zwolnienie>
<P_19N>1</P_19N>
</Zwolnienie>
<NoweSrodkiTransportu>
<P_22N>1</P_22N>
</NoweSrodkiTransportu>
<P_23>2</P_23>
<PMarzy>
<P_PMarzyN>1</P_PMarzyN>
</PMarzy>
</Adnotacje>
<RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
<FaWiersz>
<NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
<P_7>Smartfon, model przykładowy, 128 GB</P_7>
<PKWiU>26.30.22.0</PKWiU>
<P_8A>szt.</P_8A>
<P_8B>20</P_8B>
<P_9A>1000.00</P_9A>
<P_11>20000.00</P_11>
<P_12>23</P_12>
<P_12_Zal_15>1</P_12_Zal_15>
<GTU>GTU_06</GTU>
</FaWiersz>
Pełną mapę pól schematu znajdziesz w tekście o strukturze FA(3).
Jak ustawia to FakturaFlow
FakturaFlow nie wystawia faktur od zera. Faktury trafiają do niego z plików PDF, Excel/CSV lub XML albo ze Stripe i Chargebee. W oknie „Popraw dane faktury”, na zakładce „Kwoty”, jest pole wyboru „Mechanizm podzielonej płatności (MPP)”. Zaznaczone ustawia w wysyłanym XML P_18A = 1 i znacznik P_12_Zal_15 = 1 na pozycji faktury. Gdy kwota brutto przekracza 15 000 zł, a pole nie jest zaznaczone, formularz pokazuje ostrzeżenie. Przy wgrywaniu PDF system sam zaznacza MPP, jeśli na fakturze są słowa „mechanizm podzielonej płatności”. Aplikacja nie wie, czy towar jest w załączniku nr 15, więc decyzję podejmuje użytkownik.
Przykład: hurtownia elektroniki sprzedaje 20 smartfonów
Hurtownia Elektroniki Delta sp. z o.o. sprzedaje sklepowi Mobilny Punkt sp. z o.o. 20 smartfonów po 1 000,00 zł netto. Faktura FV/2026/09/118:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Wartość netto (20 × 1 000,00 zł) | 20 000,00 zł |
| VAT 23% | 4 600,00 zł |
| Brutto | 24 600,00 zł |
Sprawdzenie warunków: brutto przekracza 15 000 zł, smartfony są w poz. 63 załącznika nr 15, nabywca jest podatnikiem. Faktura dostaje P_18A = 1, a pozycja P_12_Zal_15 = 1.
Sklep płaci jednym przelewem w komunikacie MPP: kwota VAT 4 600,00 zł, kwota brutto 24 600,00 zł, numer faktury FV/2026/09/118 (od 2027 r. numer KSeF tej faktury) i NIP hurtowni. Bank kieruje 4 600,00 zł na rachunek VAT hurtowni, a 20 000,00 zł na jej rachunek rozliczeniowy.
Gdyby hurtownia wysłała P_18A = 2, a sklep zapłacił zwykłym przelewem, sankcja dla hurtowni wyniosłaby 30 proc. z 4 600,00 zł, czyli 1 380,00 zł. Sklepowi groziłaby taka sama kwota, chyba że hurtownia rozliczyła cały VAT.
Dwa warianty tej samej transakcji:
- 12 smartfonów: 12 000,00 zł netto, 2 760,00 zł VAT, 14 760,00 zł brutto. Próg nie jest przekroczony, więc P_18A = 2. Znacznik P_12_Zal_15 = 1 nadal może się pojawić.
- Faktura w euro na 3 600,00 EUR brutto: przy kursie 4,2500 zł (kurs przykładowy) to 15 300,00 zł, więc MPP jest obowiązkowy. Przy kursie 4,1500 zł wychodzi 14 940,00 zł i obowiązku nie ma. Przy fakturach walutowych blisko progu o oznaczeniu decyduje kurs z właściwego dnia.
Najczęstsze błędy przy MPP w KSeF
MPP „na wszelki wypadek” na fakturach poniżej progu. MF w objaśnieniach z 2019 r. pisze, że takie oznaczenie nie jest sankcjonowane, a nabywca nie musi wtedy płacić w MPP. W FA(3) wartość 1 w P_18A opisuje jednak fakturę, która spełnia warunki. Na fakturze poniżej progu właściwa wartość to 2. Jeśli kupujący chce płacić w MPP, może to zrobić dobrowolnie.
Dzielenie jednej dostawy na kilka faktur. Próg liczy się dla każdej faktury osobno. MF podaje przykład umowy budowlanej na 30 000 zł brutto, rozliczanej w trzech etapach po 10 000 zł: obowiązkowego MPP nie ma, bo żadna faktura nie przekracza progu. Podział nie zdejmuje jednak z nabywcy towarów z załącznika nr 15 ryzyka odpowiedzialności solidarnej. Art. 105a wyłącza ją przy fakturach powyżej 15 000 zł albo przy zapłacie w MPP, a nie przy kilku mniejszych fakturach. Kilka faktur od jednego dostawcy z okresu od jednego dnia do miesiąca można zapłacić jednym komunikatem MPP (art. 108a ust. 3a).
Korekta faktury MPP bez sprawdzenia nowej kwoty. Każda faktura korygująca w FA(3) ma element Adnotacje, więc i pole P_18A. MF nie opisało dotąd wprost, jak wypełniać P_18A na korekcie w KSeF. W objaśnieniach z 2019 r. ocenia oznaczenie korekty według stanu faktury po korekcie i tę samą logikę najbezpieczniej stosować w FA(3). Faktura na 18 000 zł skorygowana do 17 000 zł nadal spełnia warunki, więc korektę się oznacza. Faktura na 16 000 zł skorygowana do 13 000 zł schodzi poniżej progu i korekty oznaczać nie trzeba. Faktura na 13 000 zł bez oznaczenia, skorygowana do 18 000 zł, wymaga oznaczenia korekty, a nabywca płaci w MPP.
Pytania i odpowiedzi
Czy MPP dotyczy zaliczek? Tak. Art. 108a ust. 1c każe stosować te same zasady do płatności otrzymanych przed dostawą. W komunikacie przelewu zamiast numeru faktury wpisuje się wtedy wyraz „zaliczka”. Więcej o dokumentowaniu zaliczek w tekście o fakturze zaliczkowej w KSeF.
Czy mogę zapłacić w MPP fakturę na 3 000 zł? Tak. Art. 108a ust. 1 pozwala zapłacić w MPP każdą fakturę z wykazaną kwotą VAT. To wybór nabywcy, nie sprzedawcy.
Czy MPP obowiązuje przy potrąceniu? Nie w zakresie kwot, które strony potrącają (art. 108a ust. 1d). Do części należności, której potrącenie nie objęło, obowiązek MPP nadal się stosuje.
Co zmienia się w MPP od 2027 r.? Zmienia się treść komunikatu przelewu: przy fakturze ustrukturyzowanej podaje się numer KSeF, a przy płatności zbiorczej identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Próg 15 000 zł, załącznik nr 15 i sankcje zostają bez zmian.
Oznaczaj MPP tam, gdzie wymaga tego ustawa, a nie na wszelki wypadek. Jeśli chcesz wysyłać faktury swoich klientów do KSeF z poprawnym P_18A, rozpocznij za darmo.
Stan prawny na wrzesień 2026 r. Artykuł nie stanowi porady podatkowej. Aktualne brzmienie przepisów sprawdzisz w ustawie o VAT i na ksef.podatki.gov.pl.