Integracja QuickBooks

    Faktury z QuickBooks w KSeF

    QuickBooks Online nie ma polskiej wersji, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyjmuje tylko pliki XML w schemacie FA(3). Polska spółka, która wystawia faktury w QuickBooks, potrzebuje kroku pośredniego.

    Tym krokiem jest FakturaFlow. Łączysz QuickBooks raz, a każda zapisana faktura sprzedaży trafia do nas w ciągu około 10 minut. Sprawdzamy ją i przygotowujemy do wysyłki do KSeF, ręcznej albo automatycznej, a potem pobieramy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

    Wypróbuj przez 14 dni Wszystkie drogi do KSeF
    Droga jednej fakturyQuickBooks
    1. QuickBooksFaktura zapisana w QuickBooks Online
    2. FakturaFlowStawki VAT przypisane do kodów FA(3), XML gotowy
    3. KSeFWysyłka i numer KSeF
    4. UPOPobierane automatycznie, zapisane przy fakturze

    Jak podłączyć QuickBooks

    1. Załóż konto w FakturaFlow

      Podaj NIP firmy. Nazwę uzupełnimy z wykazu podatników VAT.

    2. Połącz z QuickBooks

      W zakładce Integracje wybierz sprzedawcę i kliknij „Połącz z QuickBooks”. Zaloguj się w QuickBooks i wskaż firmę, z której wystawiasz faktury. Połączyć może administrator tej firmy w QuickBooks.

    3. Przypisz stawki 0%

      Stawki procentowe, na przykład 23%, 8% i 5%, przypisują się same. Każdą stawkę 0% z QuickBooks przypisujesz raz do właściwego kodu: WDT, eksport, zw albo „np”.

    4. Podaj NIP nabywcy

      Gdy klient ma numer VAT, dodaj na fakturze pole niestandardowe o nazwie „NIP” albo wpisz NIP w notatkach klienta, na przykład „NIP 1234563218”. Wyjaśnienie jest pod krokami.

    5. Wybierz datę startu i połącz z KSeF

      Wskaż, od kiedy pobieramy faktury, i wklej token albo certyfikat KSeF z Aplikacji Podatnika KSeF. Połączenie z KSeF sprawdzamy od razu po zapisaniu.

    Dlaczego NIP trzeba wpisać osobno: API QuickBooks podaje numer VAT klienta tylko w skróconej formie: ostatnie pięć znaków. Pełnego NIP-u nie da się z niego odczytać. Czytamy go więc z pola „NIP” na fakturze albo z notatek klienta i porównujemy z końcówką zapisaną w QuickBooks. Faktura klienta, w którego danych w QuickBooks jest numer VAT, a pełnego NIP-u nie ma ani na fakturze, ani w notatkach, czeka w panelu jako „do poprawy”.

    Dlaczego stawki 0% trzeba przypisać: QuickBooks nie mówi, czy 0% oznacza wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport, zwolnienie czy sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce. W KSeF każda z tych sytuacji wygląda inaczej, więc nie zgadujemy. Faktura ze stawką bez przypisania czeka w panelu jako „do poprawy”. Przy zwolnieniu podajesz też podstawę prawną, na przykład art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT.

    Co pobieramy z QuickBooks

    Faktury sprzedaży

    Pobieramy faktury wystawione od wybranej daty. QuickBooks Online nie ma szkiców, więc trafia do nas każda zapisana faktura.

    Zmiany przed wysyłką

    Dopóki faktura nie trafiła do KSeF, zmiana w QuickBooks aktualizuje ją także u nas. Faktura anulowana (voided) przed wysyłką zostaje wstrzymana. Faktury usuniętej w QuickBooks nie widzimy, więc jeśli nie trafiła jeszcze do KSeF, usuń ją także w FakturaFlow.

    Zmiany po wysyłce

    Gdy zmienisz albo anulujesz w QuickBooks fakturę już wysłaną do KSeF, oznaczamy ją w panelu. Wtedy wystawiasz korektę.

    Inne waluty

    Faktura w euro albo w dolarach trafia do KSeF w swojej walucie. Kurs NBP i kwotę VAT w złotych, których wymaga FA(3), dodajemy automatycznie przed wysyłką.

    Ręcznie albo automatycznie

    Domyślnie faktury czekają w panelu i to Ty wysyłasz je do KSeF. Gdy upewnisz się, że dane się zgadzają, możesz włączyć wysyłkę automatyczną.

    Gdy czegoś brakuje

    Faktura, której nie da się poprawnie wysłać, na przykład z VAT 0 zł bez wskazanej stawki, czeka jako „do poprawy” z opisem, co uzupełnić. Nie zostanie wysłana do KSeF, dopóki tego nie poprawisz.

    Czego nie robimy

    • Nie zmieniamy niczego w QuickBooks. Intuit nie oferuje uprawnienia tylko do odczytu, więc zgoda w QuickBooks obejmuje dane księgowe firmy, ale my wyłącznie czytamy faktury, klientów i kody podatkowe.
    • Nie pobieramy korekt (credit memos) z QuickBooks. Korektę wysłanej faktury wystawisz w FakturaFlow przyciskiem „Korekta”.
    • Faktura z pozycjami w różnych stawkach VAT nie jest od razu wysyłana: czeka w panelu na poprawkę.

    Najczęstsze pytania

    Mam w QuickBooks kilka firm. Co wtedy?

    Jedno połączenie obejmuje jedną firmę w QuickBooks: tę, którą wskażesz przy łączeniu. Jej faktury trafiają do wybranego sprzedawcy w FakturaFlow.

    Co się stanie, jeśli połączenie z QuickBooks wygaśnie?

    Intuit kończy połączenie po 100 dniach bez użycia albo gdy cofniesz dostęp. Wtedy klikasz „Połącz z QuickBooks ponownie”. Przypisane stawki zostają.

    Jak szybko faktura trafia do KSeF?

    Zapisana faktura pojawia się w FakturaFlow w ciągu około 10 minut, zwykle szybciej. Przyciskiem „Pobierz teraz” sprawdzisz QuickBooks od razu.

    Ile to kosztuje?

    Połączenie z QuickBooks jest w planie Integracja (899 zł / mies.). W 14-dniowym okresie próbnym działa bez zmiany planu, więc sprawdzisz je na własnych fakturach przed zakupem.

    Inne połączenia

    Stripe i KSeF Faktury ze Stripe w KSeF, bez eksportuChargebee i KSeF Faktury z Chargebee w KSeF, bez eksportuXero i KSeF Faktury z Xero w KSeFInny system Plik CSV, Excel albo XML z eksportu wgrasz od razu, bez żadnej wtyczki.

    Sprawdź na własnych fakturach

    Przez 14 dni okresu próbnego połączenie z QuickBooks działa bez zmiany planu. Domyślnie nic nie jest wysyłane do KSeF automatycznie, więc najpierw zobaczysz, jak Twoje faktury wyglądają w FA(3).

    Załóż konto Zadaj pytanie

    Stan na 9 października 2026 r. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.