Integracja Xero

    Faktury z Xero w KSeF

    Xero nie ma polskiej wersji, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyjmuje tylko pliki XML w schemacie FA(3). Polska spółka, która wystawia faktury w Xero, potrzebuje kroku pośredniego.

    Tym krokiem jest FakturaFlow. Łączysz Xero raz, a każda zatwierdzona faktura sprzedaży trafia do nas w ciągu około 10 minut. Sprawdzamy ją i przygotowujemy do wysyłki do KSeF, ręcznej albo automatycznej, a potem pobieramy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

    Wypróbuj przez 14 dni Wszystkie drogi do KSeF
    Droga jednej fakturyXero
    1. XeroFaktura zatwierdzona: Awaiting Payment lub Paid
    2. FakturaFlowStawki VAT przypisane do kodów FA(3), XML gotowy
    3. KSeFWysyłka i numer KSeF
    4. UPOPobierane automatycznie, zapisane przy fakturze

    Jak podłączyć Xero

    1. Załóż konto w FakturaFlow

      Podaj NIP firmy. Nazwę uzupełnimy z wykazu podatników VAT.

    2. Połącz z Xero

      W zakładce Integracje wybierz sprzedawcę i kliknij „Połącz z Xero”. Zaloguj się w Xero i zaznacz organizację, z której wystawiasz faktury. Dostęp jest tylko do odczytu.

    3. Przypisz stawki 0%

      Stawki procentowe, na przykład 23%, 8% i 5%, przypisują się same. Każdą stawkę 0% z Xero przypisujesz raz do właściwego kodu: WDT, eksport, zw albo „np”.

    4. Wybierz datę startu i połącz z KSeF

      Wskaż, od kiedy pobieramy faktury, i wklej token albo certyfikat KSeF z Aplikacji Podatnika KSeF. Połączenie z KSeF sprawdzamy od razu po zapisaniu.

    Dlaczego stawki 0% trzeba przypisać: Xero nie mówi, czy 0% oznacza wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport, zwolnienie czy sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce. W KSeF każda z tych sytuacji wygląda inaczej, więc nie zgadujemy. Faktura ze stawką bez przypisania czeka w panelu jako „do poprawy”. Przy zwolnieniu podajesz też podstawę prawną, na przykład art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT.

    Co pobieramy z Xero

    Zatwierdzone faktury sprzedaży

    Pobieramy faktury ze statusem Awaiting Payment lub Paid, wystawione od wybranej daty. Szkice czekają, aż je zatwierdzisz.

    Zmiany przed wysyłką

    Dopóki faktura nie trafiła do KSeF, zmiana w Xero aktualizuje ją także u nas. Faktura anulowana w Xero przed wysyłką zostaje wstrzymana.

    Zmiany po wysyłce

    Gdy zmienisz albo anulujesz w Xero fakturę już wysłaną do KSeF, oznaczamy ją w panelu. Wtedy wystawiasz korektę.

    Inne waluty

    Faktura w euro albo w dolarach trafia do KSeF w swojej walucie. Kurs NBP i kwotę VAT w złotych, których wymaga FA(3), dodajemy automatycznie przed wysyłką.

    Firma demonstracyjna

    Faktury z firmy demonstracyjnej Xero (Demo Company) nigdy nie trafiają do produkcyjnego KSeF.

    Ręcznie albo automatycznie

    Domyślnie faktury czekają w panelu i to Ty wysyłasz je do KSeF. Gdy upewnisz się, że dane się zgadzają, możesz włączyć wysyłkę automatyczną.

    Czego nie robimy

    • Nie zmieniamy niczego w Xero. Dostęp jest tylko do odczytu.
    • Nie pobieramy korekt (credit notes) z Xero. Korektę wysłanej faktury wystawisz w FakturaFlow przyciskiem „Korekta”.
    • Faktura z pozycjami w różnych stawkach VAT nie jest od razu wysyłana: czeka w panelu na poprawkę.

    Najczęstsze pytania

    Mam w Xero kilka organizacji. Co wtedy?

    Faktury pobieramy z jednej organizacji: tej, która wystawia je jako wybrany sprzedawca. Wskazujesz ją przy łączeniu.

    Co się stanie, jeśli połączenie z Xero wygaśnie?

    Xero kończy połączenie po 60 dniach bez użycia albo gdy cofniesz dostęp. Wtedy klikasz „Połącz z Xero ponownie”. Przypisane stawki zostają.

    Jak szybko faktura trafia do KSeF?

    Zatwierdzona faktura pojawia się w FakturaFlow w ciągu około 10 minut, zwykle szybciej. Przyciskiem „Pobierz teraz” sprawdzisz Xero od razu.

    Ile to kosztuje?

    Połączenie z Xero jest w planie Integracja (899 zł / mies.). W 14-dniowym okresie próbnym działa bez zmiany planu, więc sprawdzisz je na własnych fakturach przed zakupem.

    Inne połączenia

    Stripe i KSeF Faktury ze Stripe w KSeF, bez eksportuChargebee i KSeF Faktury z Chargebee w KSeF, bez eksportuInny system Plik CSV, Excel albo XML z eksportu wgrasz od razu, bez żadnej wtyczki.

    Sprawdź na własnych fakturach

    Przez 14 dni okresu próbnego połączenie z Xero działa bez zmiany planu. Domyślnie nic nie jest wysyłane do KSeF automatycznie, więc najpierw zobaczysz, jak Twoje faktury wyglądają w FA(3).

    Załóż konto Zadaj pytanie

    Stan na 9 października 2026 r. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.